IFRS 16, som trädde i kraft den 1 januari 2019, införde en omfattande redovisningsstandard för leasingavtal som ersatte den tidigare standarden IAS 17. En av de centrala frågorna i IFRS 16 är att fastställa leasingperiodens längd, som har stor betydelse för företagens redovisning och finansiella rapportering.
Bedömning av leasingperioden
IFRS 16 kräver att leasingperioden i ett leasingavtal bedöms noggrant. Leasingperioden är den icke uppsägningsbara perioden i leasingavtalet, tillsammans med perioder som omfattas av en förlängningsoption om leasetagaren är rimligt säker på att utnyttja den, och perioder som omfattas av en uppsägningsoption om leasetagaren är rimligt säker på att inte utnyttja den (IFRS 16.18). Varje option bedöms vid inledningsdatumet utifrån alla fakta och omständigheter som skapar ett ekonomiskt incitament för leasetagaren att utnyttja, eller inte utnyttja, optionen (IFRS 16.19 och B37).
Förlängningsoptioner och uppsägningsoptioner
En förlängningsoption i ett leasingavtal ger leasetagaren rätt att förlänga avtalet utöver den ursprungliga avtalsperioden. När den ursprungliga leasingperioden löper ut kan leasetagaren alltså välja att förlänga avtalet med ytterligare en period, vanligen av en bestämd längd och till ett förutbestämt pris. Förlängningsoptioner ger leasetagaren flexibilitet att fortsätta använda den leasade tillgången efter att det ursprungliga avtalet har löpt ut, utan att behöva ingå ett helt nytt avtal.
Uppsägningsoptioner ger å andra sidan leasetagaren rätt att avsluta leasingavtalet innan den ursprungliga avtalsperioden har löpt ut. Leasetagaren kan alltså säga upp avtalet före det avtalade slutdatumet utan att vara skyldig att fortsätta leasingförhållandet under den återstående avtalsperioden. Uppsägningsoptioner ger leasetagaren flexibilitet att avsluta leasingförhållandet i förtid om verksamhetens behov förändras eller andra omständigheter gör det lämpligt att avsluta avtalet tidigare.
”Förlängningsoptioner i ett IFRS 16-leasingavtal har i de flesta fall bedömts individuellt när de kan vara väsentliga. Vårt intryck är att företagen har varit ganska restriktiva med att ta med förlängningsoptioner mer än omkring fem år framåt i tiden, men att individuella bedömningar har lett till att vissa förlängningsoptioner längre fram i tiden har beaktats.
Vi anser att det är en fördel att ha system för uppföljning av optioner. Ett system måste kunna lägga in påminnelser och registrera optioner. Då får användarna bättre överblick och bättre underlag för analyser och budgetar.”
– Terje Glesaaen og Serge Fjærvoll i ”IFRS 16 – erfaringer og veien videre”. Revisjon og Regnskap, utgave nr.8, 2019.
Både förlängnings- och uppsägningsoptioner är viktiga delar av leasingavtal som ger leasetagaren möjlighet att anpassa sig till förändrade förhållanden och behov över tid. Optionerna bedöms vid inledningsdatumet och räknas in i leasingperioden när kravet på rimlig säkerhet är uppfyllt.
Leasetagaren ska ompröva optionerna om en betydande händelse eller en betydande förändring i omständigheter inträffar som ligger inom leasetagarens kontroll och påverkar bedömningen, till exempel betydande förbättringar på en uthyrd fastighet eller ett vidareuthyrningsavtal som sträcker sig bortom leasingperiodens slut (IFRS 16.20 och B41).
Leasingperioden ska också omvärderas när den icke uppsägningsbara perioden förändras, till exempel när leasetagaren utnyttjar en option som inte ingick i leasingperioden (IFRS 16.21). När leasingperioden ändras omvärderas leasingskulden med en ändrad diskonteringsränta (IFRS 16.40). Läs mer om omprövningar och ändringar av leasingavtal.
Leasingperioden enligt IFRS 16
Vid bedömningen av om leasetagaren med rimlig säkerhet kommer att utnyttja en option ska alla relevanta fakta och omständigheter som skapar ett ekonomiskt incitament för leasetagaren beaktas (IFRS 16.B37). Dit hör avtalsvillkoren för optionsperioderna jämfört med marknadsvillkor, betydande förbättringar på en uthyrd fastighet som förväntas ge leasetagaren betydande ekonomiska fördelar när optionen kan utnyttjas, kostnader för att säga upp leasingavtalet (till exempel omlokalisering, att hitta och integrera en ersättningstillgång samt straffavgifter vid uppsägning), tillgångens betydelse för leasetagarens verksamhet (om den är specialiserad, var den finns och tillgången till lämpliga alternativ) samt eventuella villkor för att utnyttja optionen.
Leasingperioden kan inte sträcka sig längre än den period under vilken avtalet är verkställbart: ett leasingavtal är inte längre verkställbart när både leasetagaren och leasegivaren har rätt att säga upp det utan den andra partens tillstånd med ett obetydligt vite som enda påföljd (IFRS 16.B34).
Redovisningsmässiga konsekvenser
Leasingperiodens längd påverkar direkt hur leasingavtalet redovisas enligt IFRS 16. Om leasingperioden vid inledningsdatumet är 12 månader eller kortare och avtalet inte innehåller en köpoption är det ett korttidsleasingavtal. Leasetagaren kan då, för det underliggande tillgångsslaget, välja att inte redovisa avtalet i balansräkningen och i stället redovisa leasingbetalningarna som en kostnad linjärt över leasingperioden (IFRS 16.5–8). Förlängningsoptioner räknas bara in i leasingperioden om leasetagaren är rimligt säker på att utnyttja dem.
Om leasingperioden överstiger 12 månader, inklusive optionsperioder som leasetagaren är rimligt säker på att utnyttja, ska leasetagaren redovisa en nyttjanderättstillgång och en leasingskuld. Leasingskulden värderas till nuvärdet av leasingbetalningarna under leasingperioden, och nyttjanderättstillgången utgår från det beloppet (IFRS 16.24 och 26). Det kan påverka företagets finansiella nyckeltal betydligt, till exempel skuldsättningsgrad och soliditet.
Effektiva system och processer
För att säkerställa korrekt redovisning och hantering av leasingavtal i enlighet med IFRS 16 är det viktigt att företag inför effektiva system och processer för uppföljning och administration av leasingavtal. Det kan omfatta system för att bevaka och registrera förlängnings- och uppsägningsoptioner samt interna riktlinjer och kontroller som säkerställer att alla relevanta leasingavtal identifieras och redovisas korrekt.
Läs mer om: Implementering av IFRS 16 före notering
ShareControl IFRS 16
ShareControl IFRS 16 gör redovisningen av leasingavtal enligt IFRS 16 enklare. Spara tid och säkerställ en korrekt finansiell rapportering med vårt användarvänliga IFRS 16-system.
Systemet innehåller en rad funktioner som hjälper dig med:
- Import av leasingdata.
- En guidad process för klassificering av leasingavtal.
- Automatiserade beräkningar.
- Periodiska justeringar och verifikationer.
- Automatisk rapportering till ditt redovisnings- eller konsolideringssystem.
- Rapportering även via Power BI och Excel.
- Spårbarhet för periodiska och årliga förändringar.
