I et stadig mere dynamisk og konkurrencepræget forretningsmiljø er effektiv kontraktstyring afgørende for organisationers succes og bæredygtighed. Kontrakter udgør rygraden i forretningsrelationer, regulerer rettigheder og forpligtelser og sikrer overholdelse af juridiske og lovgivningsmæssige krav. I 2024 vil betydningen af kontraktstyring fortsat stige, drevet af flere nøglefaktorer.
Organisationer kan spare 2 % af de årlige omkostninger på grund af kontraktstyring.
Hvorfor er effektiv kontraktstyring vigtig i 2024?
Effektiv kontraktstyring bliver stadig vigtigere i takt med, at kompleksiteten i forretningsaftalerne vokser. Med globale markeder, komplekse forsyningskæder og mange interessenter bliver kontrakterne mere omfattende og detaljerede. Det kræver systematisk styring for at undgå fejl, misforståelser og juridiske konflikter. Effektiv kontraktstyring sikrer, at alle parter er klar over deres rettigheder og forpligtelser, hvilket minimerer risikoen for tvister.
For det andet giver teknologiske fremskridt nye muligheder og udfordringer for kontraktstyring. Værktøjer som ShareControl Contract, der er bygget på Microsoft 365 og SharePoint, gør det muligt at automatisere og forbedre mange aspekter af kontraktstyring. Det omfatter alt fra opbevaring og organisering af kontrakter til automatiserede advarsler og analyser med Power BI. Sådanne teknologier forbedrer ikke kun effektiviteten, men sikrer også, at organisationer overholder regler og bedste praksis.
Hvad er kontraktstyring?
Kontraktadministration eller opfølgning af kontrakter indgået med kunder, leverandører, samarbejdspartnere eller medarbejdere. I kontraktstyring, processen med at styre kontraktoprettelse, -udførelse og -analyse for at maksimere den operationelle og økonomiske ydeevne i en organisation, alt imens den økonomiske risiko reduceres.
Udfordringer med kontraktstyring
Kontraktstyring er en kompleks proces, der kan give flere udfordringer, og disse udfordringer kan påvirke virksomhedernes effektivitet og succes.
Læs også: Hvordan teknologi forbedrer kontraktstyring i din organisation
Manglende overblik over kontrakter
En af de største udfordringer med kontraktstyring er manglen på overblik og organisering af kontrakter. Når kontrakterne opbevares forskellige steder og i forskellige formater, bliver det svært at finde de nødvendige oplysninger hurtigt. Det kan føre til tabte kontrakter og misforståelser. Med ShareControl Contract kan du systematisk gemme og administrere alle kontrakter på ét sted, hvilket sikrer nem adgang og overblik for alle relevante parter i Microsoft 365.
Vigtige kontraktfrister
Det kan være en udfordring at holde styr på alle kontrakter, vigtige deadlines og forpligtelser, især når en virksomhed håndterer mange kontrakter på samme tid. Overskredne deadlines kan resultere i økonomiske tab og juridiske problemer. For at forhindre, at kontrakter bliver glemt, har Share Controls kontraktløsning integreret advarsler og påmindelser med Power Automate. Opsæt advarsler via e-mail eller andre meddelelsessystemer, så du altid er opmærksom på kommende deadlines og forpligtelser.
Læs også: Hvad er de samlede omkostninger og forpligtelser for dine kontrakter?
I ShareControl Contract sendes den første meddelelse til den person, der er ansvarlig for kontrakten. Hvis der ikke følges op på meddelelsen, sendes en ny meddelelse til den næste person på listen. Det sikrer, at du aldrig mister kontraktfornyelser, selv med medarbejdere, der er rejst.
Manglende overholdelse af regler
Overholdelse af juridiske og lovgivningsmæssige krav er afgørende, når man administrerer kontrakter. Manglende overholdelse kan føre til juridiske sanktioner og skade virksomhedens omdømme. I de senere år er der i Norge og EU kommet flere lovkrav, som stiller større krav til kontrol med leverandørers datalagring, f.eks. åbenhedsloven og GDPR. Et kontraktstyringssystem kan derfor hjælpe med at forhindre overtrædelser ved konstant at holde styr på underskrevne kontrakter og gældende retningslinjer.
Leder du efter løsninger til transparenslovgivning? ShareControl har udviklet ShareControl Transparency, som hjælper dig med at samle alle dine data om transparenslovgivning fra dine leverandører på ét sted.
Bedste praksis for kontraktstyring i 2024
Effektiv og sikker håndtering af kontrakter er afgørende for enhver virksomhed. Her er nogle best practices og tips til at sikre, at din kontraktstyring er optimeret til succes i 2024.
Rapportering i kontraktstyring
Nøjagtig og rettidig rapportering er afgørende for at holde styr på kontrakterne og sikre, at alle forpligtelser overholdes. Her er nogle tips til at forbedre din rapportering:
Centraliseret håndtering
Brug et centralt system som ShareControl Contract til at gemme og administrere alle kontrakter på ét sted. Det giver et klart overblik over alle aktive og udløbne kontrakter og forenkler rapporteringen.
Skræddersyede rapporter
Brug værktøjer som Microsoft Power BI til at oprette tilpassede rapporter, der giver indsigt i kontraktdata. Det kan omfatte økonomiske resultater, vigtige deadlines og kontraktfornyelser.
Automatiserede rapporter
Opsæt automatiske rapporteringsfunktioner, der genererer og distribuerer rapporter regelmæssigt til relevante interessenter. Det sikrer, at alle har adgang til opdaterede oplysninger uden manuel indsats.
Finansiel rapportering
Finansiel rapportering er en vigtig del af kontraktstyringen og giver organisationer indsigt i deres finansielle status og fremtidige forpligtelser. For at forbedre denne proces med ShareControl Contract kan Excel VBA integreres, hvilket giver mere nøjagtige og detaljerede økonomiske prognoser. Ved at kombinere Excel VBA med ShareControl Contract kan organisationer drage fordel af begge systemers styrker.
Sådan fungerer det:
- Automatisering af dataimport: Ved hjælp af Excel VBA kan data fra ShareControl Contract automatisk importeres til Excel. Det eliminerer behovet for manuel dataindtastning og minimerer risikoen for fejl.
- Skræddersyede rapporter: Opret skræddersyede rapporter og dashboards, der viser vigtige oplysninger om dine kontrakter. Det omfatter økonomiske resultater, omkostningsprognoser, indtægtsstrømme og risikovurderinger.
- Avancerede økonomiske prognoser: Med VBA kan brugerne skabe avancerede prognosemodeller, der analyserer historiske data og estimerer fremtidige finansielle forpligtelser og indtægter. Det giver en bedre forståelse af økonomiske tendenser og hjælper ledelsen med at træffe kvalificerede beslutninger.
- Risikostyring: Integrationen gør det muligt at identificere og overvåge risikofaktorer i forbindelse med kontrakterne. Excel VBA kan bruges til at opsætte advarsler og markere højrisikokontrakter baseret på definerede parametre som forsinkede betalinger eller nært forestående udløbsdatoer.
Automatisering af processer
Automatisering er nøglen til virksomheder, der ønsker at optimere deres kontraktstyring i 2024. Det kan reducere arbejdsbyrden, minimere fejl og sikre, at ingen kritiske opgaver bliver overset. Her er nogle måder at automatisere processer i kontraktstyring på:
- Automatiske advarsler og påmindelser: Brug funktioner som Power Automate til at oprette meddelelser om vigtige deadlines og fornyelser. Det sikrer, at der bliver fulgt op på alle forpligtelser til tiden.
- Elektronisk underskrift: Implementer elektroniske signaturer til hurtig og sikker underskrivelse af kontrakter. Det reducerer den tid, det tager at indgå aftaler, og sikrer dokumenternes integritet. I ShareControl Contract kan du vælge mellem integration med Adobe Sign eller DocuSign.
- Automatisering af arbejdsgange: Når du bruger ShareControl Contract til at automatisere din kontraktstyring, er det første skridt at automatisere godkendelsesprocesser og dokumentflow. Det sikrer, at kontrakterne gennemgår alle de nødvendige trin uden unødvendige forsinkelser.
Sikkerhed og privatliv
I en tid, hvor dataangreb og sikkerhedsbrud bliver mere og mere sofistikerede, er det vigtigt, at organisationer tager sikkerhed og privatliv alvorligt, når det gælder kontraktstyring. Sikring af følsomme data er ikke kun en juridisk forpligtelse, men også en forretningskritisk opgave, der kan beskytte din organisations omdømme og finansielle stabilitet. Læs mere om, hvordan du kan sikre følsomme data ved at digitalisere din kontraktstyring her.
Der bør implementeres stærke sikkerhedsprotokoller for at beskytte kontraktdata. Dette indebærer brug af kryptering for at sikre, at data forbliver utilgængelige for uautoriserede parter, både under transmission og opbevaring. I ShareControl Contract sikres dette med teknologi fra Microsoft. Adgangskontrol er også vigtig; kun autoriserede brugere bør have adgang til følsomme kontraktdata. Der bør foretages regelmæssige sikkerhedsopdateringer og revisioner for at sikre, at systemerne altid er beskyttet mod de nyeste trusler.
Desuden bør alle medarbejdere uddannes i bedste praksis for datasikkerhed. Bevidsthed om phishing-angreb, sikker brug af adgangskoder og korrekt håndtering af følsomme oplysninger er afgørende for at opretholde et højt sikkerhedsniveau.
ShareControl Contract
ShareControl Contract er en avanceret kontraktstyringsløsning, der er designet til at strømline og sikre kontraktadministration. ShareControl Contract er bygget på Microsoft 365 og SharePoint og udnytter disse platformes stærke funktioner til at levere en integreret løsning, der gør det nemt at gemme, administrere og følge op på kontrakter.
Læs også: Hvordan får du gavn af digital kontraktstyring?
Implementering af ShareControl Contract giver dig adgang til en række funktioner og fordele, der forbedrer og sikrer effektiv kontraktstyring:
Centraliseret bibliotek
Alle kontrakter gemmes på samme platform, hvilket giver nem adgang og et bedre overblik. Det gør det lettere at finde og administrere kontrakter uden at skulle søge i forskellige arkiver.
Brugervenlig grænseflade
Systemet er brugervenligt og intuitivt, hvilket gør det nemt for medarbejderne at lære og bruge det. Dette reducerer uddannelsesomkostninger og øger produktiviteten.
Sikkerhed og compliance
ShareControl Contract er bygget på Microsofts sikre platform og tilbyder robuste sikkerhedsfunktioner som kryptering, adgangskontrol og overholdelse af GDPR og andre relevante regler. Det beskytter følsomme data og sikrer, at din organisation overholder de juridiske krav.
Integration med Microsoft-værktøjer
ShareControl Contract integreres problemfrit med andre Microsoft 365-værktøjer som Power BI og Excel. Det gør det muligt at oprette skræddersyede rapporter, analysere kontraktdata og få dybere indsigt i økonomiske forpligtelser og tendenser.
Automatiske alarmer og påmindelser
ShareControl Contract kan sættes op med automatiske advarsler og påmindelser om vigtige datoer som f.eks. fornyelser og udløbsdatoer. Det sikrer, at du aldrig går glip af en kritisk deadline, hvilket kan spare dig for betydelige omkostninger og juridiske problemer.
Øget samarbejde
Integrationen med Microsoft Teams og andre samarbejdsværktøjer gør det nemt for teammedlemmer at arbejde sammen om kontrakter i realtid. Det forbedrer kommunikationen og sikrer, at alle relevante parter er informeret og involveret i kontraktprocessen.
Sikker og effektiv kontraktstyring i Microsoft 365
Brugen af Microsoft 365 og SharePoint giver en robust platform til sikker og effektiv kontraktstyring. Disse løsninger tilbyder indbyggede sikkerhedsfunktioner, der overholder strenge krav til overholdelse og beskyttelse af personlige oplysninger, herunder GDPR. Det betyder, at virksomheder kan være sikre på, at deres data håndteres i overensstemmelse med de nyeste sikkerhedsstandarder og lovbestemmelser.
Få mere at vide om kontraktstyring i Microsoft 365
