ShareControl IFRS 16 Funksjon
Registrering og klassifisering av leieavtaler i ShareControl IFRS 16
Før en leieavtale kan beregnes etter IFRS 16, må virksomheten vurdere om kontrakten inneholder en leieavtale, og om eventuelle regnskapsføringsunntak kommer til anvendelse. ShareControl IFRS 16 gjør det enklere å registrere nye avtaler, dokumentere vurderingsgrunnlaget og bygge én søkbar leasingportefølje.
Før beregningen
Første steg er å vurdere om kontrakten inneholder en leieavtale
IFRS 16-prosessen starter med å vurdere om kontrakten gir virksomheten rett til å kontrollere bruken av en identifisert eiendel i en periode mot vederlag. Vurderingen omfatter blant annet om det foreligger en identifisert eiendel, om virksomheten har rett til vesentlig alle økonomiske fordeler fra bruken, og om virksomheten har rett til å styre bruken av eiendelen.
Identifisering av leieavtaler etter IFRS 16-kriteriene
Vurdering av identifisert eiendel
Vurdering av rett til å kontrollere bruken
Vurdering av om avtalen omfattes av IFRS 16 og om unntak for kortsiktige leieavtaler eller eiendeler med lav verdi kan benyttes
Dokumentert vurderingsgrunnlag på hver avtale
Klassifisering
Klassifiser avtalen riktig fra starten
Klassifiseringen avgjør om avtalen skal balanseføres etter IFRS 16, eller om den kan behandles som unntak. ShareControl IFRS 16 gir en strukturert prosess for å dokumentere vurderingen.
| Klassifisering | Eksempel | Regnskapsmessig behandling |
|---|---|---|
| Ordinær IFRS 16-leieavtale | Leieavtale som oppfyller IFRS 16-kriteriene | Bruksrettseiendel og leieforpliktelse balanseføres |
| Kortsiktig leieavtale | Leieperiode på 12 måneder eller kortere, uten kjøpsopsjon | Kan omfattes av unntaket for kortsiktige leieavtaler |
| Eiendel med lav verdi | Leie av underliggende eiendel med lav verdi | Kan omfattes av unntaket for eiendeler med lav verdi |
| Kontrakt som ikke inneholder en lease | Ingen identifisert eiendel eller kunden kontrollerer ikke bruken | Regnskapsføres ikke som en leieavtale etter IFRS 16 |
Hva kundene våre sier
Hvorfor kundene våre liker ShareControl IFRS 16
Share Control har bistått oss med å importere avtaler inn i systemløsningen, noe som gir oss full kontroll over alle leieavtaler og våre forpliktelser. Ved å sikre en effektiv og oversiktlig håndtering av leieavtaler, kan vi enkelt administrere og overholde IFRS 16-regelverket.
Under implementeringen av IFRS 16, har vi mottatt omfattende og verdifull bistand fra Share Control. Gjennom tett samarbeid og grundig støtte har vi sikret at alle leieavtaler er blitt korrekt og effektivt importert inn i ShareControl IFRS 16-systemet.
– Henrik Dürr, Financial Controller
Inin Group
Fexco har i samarbeid med Share Control fått verdifull bistand med å kartlegge og importere de fleste leieavtalene inn i systemet. Dette har lagt grunnlaget for etterlevelse av IFRS 16, og sikrer nøyaktig rapportering i fremtiden til selskapet.
Gjennom implementeringen har vi fått utmerket støtte i systemoppsett som innebar automatisk opplasting av et stort antall kontrakter og detaljerte spørsmål knyttet til IFRS 16.
Slik fungerer det
Slik fungerer registrering og klassifisering i ShareControl IFRS 16
ShareControl IFRS 16 samler avtaledata, vurderingsgrunnlag, dokumentasjon og porteføljeoversikt i én strukturert prosess. Det gir et bedre grunnlag for beregning, rapportering og revisjon senere i IFRS 16-prosessen.
1
Registrer eller importer leieavtalen med grunnleggende avtaledata.
2
Vurder om kontrakten inneholder en leieavtale etter IFRS 16-kriteriene.
3
Klassifiser avtalen som in-scope, kortsiktig, lavverdi eller utenfor IFRS 16.
4
Lagre vurderingsgrunnlag, dokumentasjon og unik avtale-ID for videre prosess.
Import
Importer eksisterende leieportefølje
Mange virksomheter starter med en eksisterende portefølje i Excel, ERP eller rapporter fra leasingselskaper. ShareControl IFRS 16 gjør det enklere å flytte porteføljen inn i en strukturert IFRS 16-prosess.
Import fra Excel
Import fra andre systemer
Regelmessig import fra leasingselskaper
Kommentarer og dokumentasjon, til eksempel bilflåte-leasing
Standardiserte datafelt på tvers av avtaler
Microsoft 365
Sentralt leasingarkiv i selskapets eget SharePoint
ShareControl IFRS 16 bruker Microsoft-miljøet som en del av arbeidsflaten. Det gjør det mulig å samle avtaledokumenter, vurderingsmaler og porteføljedata i et kjent og kontrollert miljø.
Sentralt arkiv i SharePoint
Standardiserte vurderingsmaler
Avtaledokumenter samlet på ett sted
Tilgangsstyring i Microsoft-miljøet
Dokumentasjon klar for revisjon
Motpartsdata
Automatisk henting av selskapsdata
Ved registrering av nye leieavtaler kan ShareControl IFRS 16 gjøre oppslag mot Brønnsøysundregistrene for å hente sentrale data om motparten. Det reduserer manuell registrering og forbedrer datakvaliteten.
ShareControl IFRS 16 henter automatisk:
Organisasjonsnummer
Selskapsnavn
Adresse
Standardiserte motpartsdata
Færre manuelle feil ved registrering
Porteføljeoversikt
Søkbar og filtrerbar leieportefølje
Når leieavtalene er registrert og klassifisert i ShareControl IFRS 16, får økonomiavdelingen én samlet porteføljeoversikt på tvers av selskaper, og kategorier.
| Filter | Eksempel | Bruk |
|---|---|---|
| Selskap | Juridisk enhet eller datterselskap | Rapportering og lokal oppfølging |
| Klassifisering | In-scope, kortsiktig, lavverdi | Kontroll av IFRS 16-behandling |
| Kategori | Eiendom, kjøretøy, IT-utstyr | Porteføljeanalyse og notegrunnlag |
| Motpart | Leasingselskap eller leverandør | Leverandøroversikt og dokumentasjon |
Hver leieavtale får en automatisk generert unik avtale-ID, som gjør avtalen sporbar gjennom hele livssyklusen, fra registrering og klassifisering til beregning, postering, rapportering og avslutning.
Effekt
Slik gir det utslag i IFRS 16-prosessen
En strukturert registrerings- og klassifiseringsprosess gir bedre datakvalitet før beregningene starter. Det reduserer manuelt arbeid og gjør resten av IFRS 16-prosessen mer sporbar.
| Effekt | Hva det betyr |
|---|---|
| Tidsbesparelse | Onboarding av eksisterende leieporteføljer kan reduseres betydelig sammenlignet med manuell registrering. |
| Konsistens | Samme datafelt og klassifiseringsregler brukes på tvers av alle leieavtaler. |
| Sporbarhet | Vurderingsgrunnlaget for in-scope, kortsiktig og lavverdi dokumenteres på leieavtalen. |
| Oversikt | Én sentral leieportefølje erstatter regneark spredt på avdelinger. |
Start IFRS 16-prosessen med bedre datakvalitet
Se hvordan ShareControl IFRS 16 gjør det enklere å registrere, klassifisere og dokumentere leieavtaler før beregningene starter.
