Kontraktstyring i Microsoft 365
ShareControl Contract gir økonomi, innkjøp og ledelse innsikt i kontrakter, leverandører og forpliktelser slik at virksomheten kan sikre kontraktsetterlevelse, forbedre beslutninger og få mer verdi ut av avtalene sine.
Innsikt
Se kontrakter, leverandører og økonomiske forpliktelser på tvers av virksomheten.
Kontroll
Sikre kontraktsetterlevelse, redusere kostnadslekkasje og forbedre leverandørstyring.
Økonomisk verdi
Realiser volumfordeler, forbedre forecasting og få mer verdi ut av avtalene deres.
Komplett CLM System
GDPR & DORA-samsvar
Data i EU/Norge
AES-256-kryptering
UTFORDRINGEN
Virksomheter mister kontraktverdi uten å vite det
Mange virksomheter bruker betydelig tid på leverandørvalg, produktkvalifisering, kontraktforhandlinger og rammeavtaler. Likevel forsvinner ofte deler av den økonomiske verdien etter at kontrakten er signert.
Årsaken er sjelden selve kontrakten. Problemet er at virksomheten mangler samlet innsikt, oppfølging og kontroll på hvordan kontraktene faktisk brukes.
Fragmenterte leverandører
Volum spres på flere leverandører i samme kategori, og avtalte prisfordeler uteblir.
Kontrakter følges ikke
Innkjøp skjer utenfor rammeavtaler, og virksomheten mister effekten av fremforhandlede betingelser.
Manglende økonomisk oversikt
Fremtidige kostnader, forpliktelser og fornyelser er uklare for økonomi og ledelse.
Glemte frister
Avtaler fornyes automatisk uten evaluering, reforhandling eller aktiv beslutning.
Kontrakter skaper bare verdi når de faktisk følges, analyseres og brukes som styringsinformasjon.
RAMMEVERK
Fra kontraktarkiv til økonomisk kontroll
ShareControl Contract bygges opp i tre nivåer som henger sammen. Først samler dere kontraktene som strukturerte data, deretter bruker dere strukturen til kontroll, og til slutt skaper datagrunnlaget reell økonomisk verdi.
1. Innsikt
Samle kontrakter, leverandører, kategorier, verdier, forfallsdatoer og forpliktelser i en struktur som kan analyseres.
2. Kontroll
Bruk innsikten til å sikre rammeavtaler, redusere kjøp utenfor avtale, konsolidere leverandører og følge opp ansvar.
3. Økonomisk verdi
Forbedre forecasting, realiser volumfordeler, reduser kostnadslekkasje og styrk beslutningsgrunnlaget.
KUNDER
Selskaper som bruker ShareControl Contract
Et utvalg av kundene som har valgt ShareControl Contract. Felles for porteføljen er at den dekker både børsnoterte konserner og store private foretak, med leieavtaler i flere valutaer og jurisdiksjoner.
PROSESSEN
Full kontroll gjennom hele kontraktens livssyklus
Et moderne kontraktstyringssystem må først og fremst støtte det virksomheten forventer av en komplett CLM-prosess. ShareControl Contract dekker hele kontraktens livssyklus i Microsoft 365 — fra registrering og godkjenning til oppfølging, rapportering og fornyelse.
1
Opprettelse og registrering
2
Godkjenning og dokumentasjon
3
Signering og aktivering
4
Oppfølging, fornyelse og kontrakts-etterlevelse
5
Rapportering og innsikt
Trinn 1
Opprettelse og registrering
Første steg i CLM-prosessen er å registrere kontrakten i et strukturert system med riktig metadata. Enten det er nye avtaler eller en eksisterende portefølje som skal importeres, må kontrakteier, kategorisering og ansvarlige personer fastsettes fra dag én.
Dette håndterer ShareControl Contract
- Registrering av nye kontrakter via veiledet skjema med standardiserte metadatafelt
- Import av eksisterende avtaler fra Excel og andre systemer
- Kategorisering etter type, kategori, avdeling, kostnadssted og prosjekt
- Definisjon av kontraktseier og ansvarlige personer
- Oppslag mot Brønnøysundregistrene for automatisk henting av motpartens selskapsdata (PRO)
- Auto-ID for automatisk generert unikt avtale-nummer (PRO)
SLIK GIR DET UTSLAG
Konsistens: samme datafelt og kategorisering på tvers av alle kontrakter
Sporbarhet: kontraktseier og ansvar dokumentert fra dag én
Oversikt: én sentral kontraktsdatabase, ikke avtaler spredt på mapper
Effektivitet: eksisterende kontrakter kan importeres i bulk ved oppstart
Trinn 2
Godkjenning og dokumentasjon
Før en kontrakt aktiveres må den gjennom strukturert godkjenning. Hvem som har myndighet til å godkjenne hvilke kontraktstyper, og hvilken dokumentasjon som må følge med, er regler som må følges konsekvent for å sikre internkontroll og revisjonsklarhet.
DETTE HÅNDTERER SHARECONTROL CONTRACT
- Strukturert godkjenningsflyt før kontrakter aktiveres
- Versjonshistorikk på alle endringer i kontraktsutkast
- Vedlegg og støttedokumentasjon lagret på avtalen
- Tildelt godkjenner per kontraktstype eller beløpsgrense
- Komplett revisjonsspor fra opprettelse til signering
SLIK GIR DET UTSLAG
Kontroll: ingen kontrakt aktiveres uten dokumentert godkjenning
Etterlevelse: godkjenningsregler følges automatisk per kontraktstype
Revisjonsklar: alle beslutninger og endringer dokumentert i SharePoint
Risikoreduksjon: færre kontrakter signert uten riktig myndighet
Trinn 3
Kontrakt signering og aktivering
Digital signering er standard for moderne kontraktsadministrasjon, men signaturen alene er ikke nok — kontrakten må arkiveres, status oppdateres, og ansvarlige varsles, alt sammen som en automatisert flyt etter at signaturen er innhentet.
DETTE HÅNDTERER SHARECONTROL Contract
- Integrasjon med DocuSign for digital signering
- Automatisk arkivering av signerte kontrakter i kundens Microsoft 365-miljø
- Statusoppdatering fra utkast til aktivert ved signering
- Lagring av signert PDF med signaturlogg
- Automatisk varsling til kontraktseier og ansvarlige ved aktivering
SLIK GIR DET UTSLAG
Hastighet: digital signering reduserer tid fra forhandling til aktivering
Sporbarhet: signaturlogg og signert dokument lagret samlet
Datasuverenitet: signerte kontrakter lagres i din egen M365-tenant, ikke hos tredjepart
Standardisering: samme aktiveringsflyt for alle kontraktstyper
Trinn 4
Oppfølging, fornyelse og kontraktsetterlevelse
Etter aktivering begynner den fasen av kontraktens livssyklus hvor mest verdi går tapt — milepæler glemmes, forpliktelser følges ikke opp, og rammeavtaler omgås. Aktiv oppfølging med varslinger og sporing er forskjellen mellom passiv kontraktslagring og aktiv styring.
DETTE HÅNDTERER SHARECONTROL Contract
- Varslinger før viktige milepæler — oppsigelsesfrister, fornyelsesdatoer, prisreguleringer
- Oppfølging av kontraktsforpliktelser og leveransekrav
- Påminnelser til ansvarlige personer via Outlook og Teams
- Sporing av kontraktsetterlevelse — brukes avtalen som forutsatt?
- Identifisering av kontrakter som ikke følges (innkjøp utenfor rammeavtale)
SLIK GIR DET UTSLAG
Færre glemte frister: ingen kontrakter fornyes automatisk uten evaluering
Bedre etterlevelse: rammeavtaler brukes som forutsatt, ikke omgås
Tidlig varsling: ansvarlige får påminnelser før beslutninger må tas
Aktiv styring: kontrakter blir styringsinformasjon, ikke passive dokumenter
Trinn 5
Rapportering og innsikt
Kontraktsdata gir bare verdi når det kan analyseres på tvers av portefølje, leverandører og kategorier. God rapportering forvandler en kontraktsdatabase til strategisk innsikt — om kostnadsutvikling, leverandørstruktur og fremtidige forpliktelser.
DETTE HÅNDTERER SHARECONTROL Contract
- Strukturerte kontraktsdata tilgjengelig for rapportering
- Segmentering etter leverandør, kategori, region, avdeling, kostnadssted eller ansvarlig person
- Kontantstrøm- og kostnadsprognoser basert på eksisterende kontrakter
- Leverandøranalyse — overlappende leverandører, fragmentert volum, konsolideringsmuligheter
- Power BI-dashboards for visualisering (PRO)
- Prognosemodul for fremtidige forpliktelser (PRO)
SLIK GIR DET UTSLAG
Beslutningsgrunnlag: ledelsen får faktabasert innsikt om leverandører og kostnader
Forecasting: fremtidige kontraktsforpliktelser synlige før de inntreffer
Konsolideringsmuligheter: overlapp og fragmentering identifiseres
Tilpasning: rapportering utvikles etter hvert som virksomheten lærer hvor utfordringene ligger
RAPPORTERING
Rapportering som knytter kontraktstyring sammen med økonomi og innkjøp
For mange virksomheter er rapportering den største svakheten i kontraktstyringen. Kontraktene finnes, men innsikten er for begrenset, for statisk eller for vanskelig å tilpasse.
ShareControl Contract gjør kontrakter til strukturerte data som kan brukes av økonomi, innkjøp og ledelse.
Kontantstrøm- og kostnadsprognoser
Se fremtidige økonomiske forpliktelser på tvers av bestemte eller alle kontrakter. Bruk kontraktsdata som grunnlag for forecasting, budsjettering og likviditetsplanlegging.
Leverandør- og kontraktsanalyse
Identifiser overlappende leverandører, fragmentert innkjøpsvolum, kontrakter som ikke brukes optimalt og muligheter for konsolidering.
Metadata-basert rapportering
Segmenter rapportering etter leverandør, kategori, region, avdeling, kostnadssenter, kontraktstype, prosjekt eller ansvarlig person.
Power BI dashboards
Visualiser kontraktsverdier, forpliktelser, fornyelser, leverandørfordeling og kostnadsutvikling i rapporter som gir ledelsen bedre beslutningsgrunnlag.
Rapporteringen kan utvikles i takt med virksomhetens behov og modenhet. Når dere lærer mer om hvor utfordringene ligger, kan løsningen tilpasses videre.
PRO-TILLEGG
Utvidet funksjonalitet for komplekse kontraktsporteføljer
ShareControl Contract PRO er et tilleggsprodukt som utvider standardløsningen med fire avanserte funksjoner. Hver funksjon kan velges enkeltvis etter behov, eller bestilles samlet som en pakke.
PRO
Prognosemodul
Prognosemodul som beregner fremtidige kontraktskostnader og økonomiske forpliktelser basert på eksisterende avtaler, slik at økonomiavdelingen får et solid grunnlag for budsjettering og likviditetsplanlegging.
PRO
Auto-ID for kontrakter
Automatisk generering av unikt avtale-ID for hver kontrakt, sporbar gjennom hele livssyklusen — fra registrering til fornyelse eller avslutning.
PRO
Brønnøysund-oppslag
Oppslag mot Brønnøysundregistrene henter organisasjonsnummer, navn og adresse automatisk ved registrering av ny kontrakt — slik at metadata holdes konsistent og oppdatert.
PRO
Power BI integrasjon
Direkte integrasjon med Power BI for visualisering av kontraktsdata, leverandørfordeling, kostnadsutvikling og fornyelser i interaktive dashboards.
Alle fire funksjonene inngår i ShareControl Contract PRO-tillegget, eller kan velges enkeltvis etter behov.
SAMMENLIGNING
Hvorfor tradisjonell kontraktstyring ofte ikke er nok
En kontraktdatabase med søk, dokumentlagring og varslinger er viktig. Men for virksomheter med mange kontrakter, flere leverandører og moden økonomi- og innkjøpsfunksjon er ikke dette nok alene.
Den reelle verdien kommer når kontraktsdata brukes til å forstå kostnader, leverandørstruktur, fremtidige forpliktelser og etterlevelse av avtaler.
ShareControl Contract hjelper virksomheten å gå fra passiv kontraktlagring til aktiv økonomisk og kommersiell styring. Tabellen nedenfor viser hvordan dette skaper Innsikt, Kontroll og Økonomisk verdi i praksis.
Sammenligning mellom ShareControl Contract og tradisjonell kontraktstyring
| Område | Tradisjonell kontraktstyring | ShareControl Contract |
|---|---|---|
| Innsikt | ||
| Oversikt over kontraktsporteføljen | Avtaler spredt på flere systemer, mapper og personer | Én strukturert portefølje med metadata på tvers av selskaper |
| Ledelsens innsikt i forpliktelser | Ad-hoc Excel-sammenstilling tar dager når spørsmålet kommer | Power BI-dashboard som viser forpliktelser, leverandørfordeling og kostnadsutvikling |
| Innsyn i leverandørstrukturen | Overlapp og fragmentering oppdages tilfeldig | Identifiseres systematisk — konsolideringsmuligheter er synlige |
| Kontroll | ||
| Etterlevelse og ansvar | Noen burde følge opp — det skjer ofte ikke | Ansvarlig per kontrakt er definert, varsler kommer automatisk |
| Frister og fornyelser | Avtaler fornyes automatisk eller går ut på dato uten evaluering | Tidlig varsling i god tid før forfall, med beslutningsgrunnlag |
| Innkjøp utenfor rammeavtaler | Skjer fordi rammeavtalen ikke er synlig der innkjøpet gjøres | Identifiseres — fremforhandlede betingelser brukes som forutsatt |
| Økonomisk verdi | ||
| Forecasting og likviditetsplanlegging | Fremtidige forpliktelser er uklare — gjettverk i budsjettarbeidet | Kontantstrøm- og kostnadsprognoser basert på faktiske kontraktsdata |
| Forhandlingsposisjon ved reforhandling | Basert på utløpsdato og intuisjon | Basert på faktisk bruk vs avtalt volum — sterkere forhandlingsgrunnlag |
| Strategisk verdi for økonomi og innkjøp | Et arkiv — passiv kostnad | En datakilde for leverandørstrategi og kostnadsplanlegging |
Sikkerhet
Data forblir i ditt eget Microsoft 365
ShareControl Contract er ikke en ekstern SaaS-tjeneste. Løsningen installeres på kundens egen Microsoft 365-plattform og arver sikkerhets- og tilgangsregimet selskapet allerede har på plass.
Hvor lagres kontraktene våre?
I deres egen Microsoft 365-tenant. Ikke hos ShareControl, ikke hos en tredjepart.
Hvem er ansvarlig hvis noe skjer?
Selskapet selv, gjennom den eksisterende Microsoft-avtalen. Ingen ny databehandleravtale er nødvendig.
Hva med GDPR og Schrems II?
All databehandling skjer innenfor EU/EØS, innenfor rammeverket selskapet allerede har for Microsoft 365.
Integrasjoner
Integrasjoner med verktøyene dere allerede bruker
ShareControl Contract lever i Microsoft 365 og integrerer med tjenestene som inngår i kontraktsarbeidet — fra digital signering til oppslag mot offentlige registre.
Integrert med Microsoft 365 og andre Microsoft-produkter
Integrasjoner til CRM, ERP og andre eksterne systemer
Tilpasning og utvikling av integrasjoner etter behov
HVORFOR SHARECONTROL CONTRACT
Hvorfor virksomheter velger ShareControl Contract
1. Det dekker CLM-prosessen virksomheten forventer
Registrering, godkjenning, signering, oppfølging, rapportering og fornyelse håndteres i én strukturert løsning.
2. Det gir bedre økonomisk og kommersiell innsikt
Løsningen hjelper økonomi og innkjøp å se kontrakter i sammenheng med kostnader, leverandører og fremtidige forpliktelser.
3. Det er bygget i Microsoft 365
Virksomheten kan bygge videre på eksisterende IT-miljø, sikkerhetsmodell og Microsoft-kompetanse.
4. Det kan tilpasses når dere blir klokere
Rapportering og struktur kan utvikles etter hvert som dere identifiserer nye problemområder og forbedringsmuligheter.
5. Det reduserer behovet for et tungt eksternt system
For mange mellomstore virksomheter gir ShareControl en mer praktisk vei til kontraktstyring enn store, komplekse SaaS-plattformer.
MÅLGRUPPE
Hvem passer ShareControl Contract for?
ShareControl Contract passer spesielt godt for mellomstore virksomheter og datterselskaper med mange kontrakter, flere leverandører og behov for bedre økonomisk kontroll, forecasting og kontraktsetterlevelse.
Løsningen passer best for virksomheter som har en viss modenhet i økonomi, regnskap, innkjøp og IT – og som allerede bruker Microsoft 365 som en sentral del av sin digitale arbeidsflate.
Økonomi og regnskap
Få bedre oversikt over fremtidige forpliktelser, kostnadsutvikling og kontraktsbasert forecasting.
Innkjøp og procurement
Følg opp leverandøravtaler, rammeavtaler, kontraktsetterlevelse og muligheter for konsolidering.
Ledelse
Få bedre beslutningsgrunnlag om leverandører, kostnader, risiko og forbedringsmuligheter.
IT
Bygg kontraktstyring på Microsoft 365, med kjent sikkerhet, tilgangsstyring og lavere plattformkompleksitet.
OPPSTART
Slik kommer dere i gang
Fordi ShareControl Contract installeres på eksisterende Microsoft 365, kreves det ikke ny infrastruktur, nye servere eller en separat brukerdatabase. Et typisk oppsett gjennomføres innen få uker, og består av fire trinn der ShareControl-teamet jobber sammen med selskapets økonomi-, innkjøps- og IT-funksjon. Opplæring og dokumentasjon inngår i leveransen, og kunder får løpende support fra fagteamet etter implementering.
Definere
Konfigurer kontraktstyper, metadata, godkjenningsregler og rapporteringskrav til selskapets behov.
Dataoverføring
Eksisterende kontrakter importeres til ShareControl med metadata og kategorisering. Vi bistår med overføring og kvalitetssikring.
Integrasjon
Valgfri integrasjon mot DocuSign for digital signering, Brønnøysundregistrene for motpartsoppslag og Power BI for rapportering.
Opplæring og support
Opplæring inngår i oppsettet. Kunder får tilgang til kunnskapsbase og løpende support fra fagteamet vårt.
Kontakt oss og få mer verdi ut av kontraktene deres
Kontrakter skal ikke bare lagres. De skal bidra til bedre beslutninger, sterkere kontroll og høyere økonomisk verdi.
Book en demo og se hvordan ShareControl Contract kan gi virksomheten bedre innsikt i kontrakter, leverandører og fremtidige forpliktelser.
Kontakt vår spesialist
Få svar på hvordan Share Control Contract løser dine kontraktsadministrasjonsbehov.
Be om en demo
Bestill en demo og se hvordan Share Control Contract kan løse dine kontraktsadministrasjonsbehov.
OFTE STILTE SPØRSMÅL
Ofte stilte spørsmål om kontraktstyring
Last ned ShareControl Contract Guide
Få innblikk i alle funksjonene som hjelper deg med profesjonell kontraktstyring.
Last ned guiden din
Våre produkter
IFRS 16
Beregning og rapportering på alle leasing- og leieavtaler.
Kontraktløsning
Kontrakts- og avtalehåndtering for oversikt og kontroll.
Åpenhetsloven
Et sted å håndtere alle data og prosesser rundt åpenhetsloven.
Styreportal
Effektivt styrearbeid på en sikker og trygg måte.
