Å flytte IFRS 16 fra Excel til et system tar åtte steg: kartlegg porteføljen, standardiser dataene, velg byttedato, kontroller rente og indeks, sett opp kontoer, importer og avstem, kjør én periode parallelt og avslutt. Den viktigste beslutningen er om dere starter fra en byttedato eller bygger opp hele historikken på nytt. Ifølge Share Control tar det typisk fra én uke til én måned fra signert avtale til første periodeavslutning.
Åtte steg fra regneark til ShareControl IFRS 16
Hvert steg viser hva dere gjør, hva ShareControl gjør, og hvilken kontroll som avslutter steget.
-
Kartlegg og rydd porteføljen
- Dere
- Samler alle avtaler, fjerner utløpte, merker kortsiktige avtaler og avtaler med lav verdi, og gir hver avtale en fast ID.
- Samle inn
- Signerte avtaler og tillegg, siste versjon av Excel-modellen, saldoer per avtale ved siste avslutning, rentegrunnlag, indeksklausuler, betalingstidspunkt, kontoplan og ERP-format.
- ShareControl
- Går gjennom porteføljen sammen med dere.
- Kontroll
- Antall avtaler og sum leiebetalinger stemmer med kostnadskontoene i hovedboken.
-
Standardiser datafeltene
- Dere
- Fyller ut importformatet: startdato, sluttdato, betalinger, frekvens, forskudd eller etterskudd, indeks, opsjoner, selskap, valuta og motpart.
- ShareControl
- Leverer importformatet og hjelper med å koble feltene i Excel-modellen til feltene i systemet.
- Kontroll
- Ingen obligatoriske felt er tomme, og et utvalg avtaler er kontrollert mot signert avtale.
-
Velg overgangsmetode og byttedato
- Dere
- Velger byttedato eller full historikk, avtaler valget med revisor, og angir hvilke selskaper som følger lokal GAAP. Slik velger dere.
- ShareControl
- Setter opp selskaper, perioder og valutaer, med én valuta per avtale. Kurser hentes fra sentralbanker, eller konsernets egne kurser brukes. Lokal GAAP settes opp per selskap: NRS 14 (Norge), K3 (Sverige) [bekreftes av Ragnar] og årsregnskabsloven, regnskapsklasse C (Danmark) [bekreftes av Ragnar].
- Kontroll
- Revisor har bekreftet metoden skriftlig.
-
Kontroller rente og indeks
- Dere
- Bekrefter rentegrunnlaget og prinsippet for indeksregulering, per 31.12 eller 1.1.
- ShareControl
- Diskonteringsrenten beregnes automatisk per land, valuta og løpetid [bekreftes av Ragnar], og valget dokumenteres per avtale. Indeksregulering registreres per avtale med dato for neste regulering, varsler og massejustering.
- Kontroll
- Rentevalget er dokumentert, og samme logikk brukes i alle selskaper. Se diskonteringsrente i IFRS 16.
-
Sett opp kontoer og bokføringsjournal
- Dere
- Angir kontoer for leieforpliktelse, bruksrettseiendel, rente og avskrivning, og dimensjonene som skal følge med.
- ShareControl
- Setter opp bokføringsjournalen etter kundens kontoplan og dimensjoner. Den genereres automatisk per selskap og periode, med månedlig periodisering, og lastes opp i selskapets eget system, for eksempel SAP, Visma, Unit4, Cantor, Oracle HFM eller IBM Cognos. Direkte integrasjon (API-tilkobling) er et tillegg.
- Kontroll
- En testjournal er lastet opp i ERP og stemmer. Se bilag og regnskapsføring.
-
Importer og avstem åpningsbalansen
- Dere
- Sammenligner leieforpliktelse og bruksrettseiendel per avtale med Excel-modellen.
- ShareControl
- Importerer avtalene og beregner åpningsbalansen. Se registrering og import av leieavtaler.
- Kontroll
- Hver differanse er forklart og dokumentert før perioden kjøres. Se eksempel.
-
Kjør én periode parallelt
- Dere
- Beregner samme periode i Excel og i ShareControl.
- ShareControl
- Genererer bokføringsjournal og noteoppstillinger for perioden.
- Kontroll
- Rente, avskrivning og saldoer stemmer, og avvik er forklart.
-
Første periodeavslutning og arkivering
- Dere
- Bokfører fra ShareControl og arkiverer Excel-modellen sammen med avstemmingen.
- ShareControl
- Endringshistorikken i systemet gjelder fra byttedatoen.
- Kontroll
- Revisor har tilgang til avstemmingen og den arkiverte modellen. Selskapet bestemmer selv hvilke rettigheter revisor får i ShareControl, og setter det opp i Entra ID. Se revisjonsspor og dokumentasjon.
Byttedato eller full historikk?
Med en byttedato legges hver avtale inn med saldoene den har på datoen, og Excel-modellen arkiveres som dokumentasjon for tiden før. Med full historikk legges avtalen inn fra iverksettelsestidspunktet, med alle senere endringer. Valget styrer mer av arbeidet enn antallet avtaler.
| Kriterium | Byttedato med åpningsbalanse | Full historikk fra startdato |
|---|---|---|
| Hva legges inn | Gjenstående betalinger, rente og saldo per avtale på byttedatoen | Avtalen fra iverksettelse, med alle endringer siden |
| Passer når | Excel-tallene er avstemt mot hovedboken og revidert | Avtalene har mange tidligere modifiseringer, eller Excel-tallene er usikre |
| Arbeidsmengde | Lavere | Høyere |
| Hvor historikken ligger | I Excel-modellen, som arkiveres med avstemmingen | I systemet |
| Hva revisor trenger | Avstemmingen mellom Excel og system på byttedatoen | Kontroll av hele forløpet i systemet |
En byttedato ved årsskifte eller kvartalsskifte gir et naturlig avstemmingspunkt mot hovedboken. Avtal metoden med revisor før dere starter.
Hvordan avstemmer dere åpningsbalansen mot Excel?
Avstemmingen er det revisor vil se først. Den gjøres avtale for avtale, for både leieforpliktelse og bruksrettseiendel, og hver differanse får en forklaring. Eksemplet under bruker tallene fra fagartikkelen Praktisk implementering av IFRS 16 i Revisjon og Regnskap nr. 8/2018, der samme leieavtale er beregnet med to ulike renter.
| Avtale | Excel (NOK) | ShareControl (NOK) | Differanse | Forklaring |
|---|---|---|---|---|
| Kontorleie, eksempel | 1 152 581 | 1 137 651 | −14 930 | Excel-modellen brukte 3 % rente. Dokumentert marginal lånerente er 4 %. |
En differanse skal ikke tvinges bort. Den skal forklares, og forklaringen dokumenteres før første periode kjøres i systemet. Viser det seg at Excel-tallet var feil, er det en feilretting som må vurderes for seg, i samråd med revisor, og ikke en del av selve flyttingen.
Fire forhold å sjekke når dere flytter fra Excel
Punktene bygger på erfaringer fra innføringen av IFRS 16 i norske selskaper, beskrevet i fagartikkelen IFRS 16: erfaringer og veien videre i Revisjon og Regnskap nr. 8/2019, og er verdt å gå gjennom i Excel-modellen før dere flytter.
- Indeksregulering. Norske husleieavtaler reguleres ofte 1. januar, basert på endringen i indeksen året før. Det er ulike syn på om leieforpliktelsen og bruksrettseiendelen skal oppdateres per 31.12 eller 1.1.
- Opsjoner. Forlengelsesopsjoner er i de fleste tilfeller vurdert individuelt, avtale for avtale.
- Lav verdi. Unntaket for eiendeler med lav verdi vurderes per type eiendel, ikke bare mot en fast beløpsgrense.
- Ingen sentral oversikt. Selskaper med flere rapporteringsenheter har i mange tilfeller ikke hatt et sentralt register over kontraktene.
Hvor lang tid tar det å flytte fra Excel?
Ifølge Share Control tar det typisk fra én uke til én måned fra signert avtale til første periodeavslutning. Tiden går til tre ting:
- IT-sikkerhet og pålogging. En SharePoint-administrator installerer appen i selskapets Microsoft 365, på timer eller dager. Selskapets eget sikkerhetsoppsett, pålogging og tofaktor gjelder, og det er ingen ny leverandør å vurdere.
- Konfigurasjon etter selskapets regler. Share Control setter opp selskaper, perioder, valutaer, rentesatser per land, valuta og løpetid, lokal GAAP per selskap og bokføringsjournalen etter kundens kontoplan og system. Det meste av tiden går hit.
- Brukere og rettigheter. Eksisterende Microsoft 365-brukere gis tilgang per selskap og rolle.
Hvor raskt åpningsbalansen er klar, avhenger mest av hvor klare dataene i Excel-modellen er. Det som forlenger arbeidet: mange selskaper og valutaer, full historikk i stedet for byttedato, og leiedata som ikke er avstemt mot hovedboken før start.
Slik flyttet [kunde] leieavtalene fra Excel
Hvorfor bruker økonomiavdelinger ShareControl når de flytter fra Excel?
Stegene over fungerer uansett hvilket system dere velger. ShareControl tar over der Excel-modellen var mest sårbar.
- Import fra Excel, fra andre systemer og regelmessig fra leasingselskaper, med standardiserte datafelt
- Beregninger, noteoppstillinger og bokføringsjournal fra samme data
- Lokal GAAP per selskap: NRS 14 (Norge), K3 (Sverige) [bekreftes av Ragnar] og årsregnskabsloven, regnskapsklasse C (Danmark) [bekreftes av Ragnar]
- Automatisk omregning til konsernvaluta, per post, og elimineringsposter for konserninterne leieavtaler i bokføringsjournalen
- Endringshistorikk på avtalene fra byttedatoen
- Leieavtaler, dokumenter og beregninger blir liggende i deres eget Microsoft 365
- Utviklet og vedlikeholdt av statsautoriserte revisorer
Slik at Excel-modellen kan arkiveres, og revisor får ett sted å kontrollere tallene fra første periode i systemet.
Sjekkliste: flytte IFRS 16 fra Excel
Sjekklisten kommer som en PDF med ShareControl-profil, til nedlasting uten registrering.
- Alle leieavtaler kartlagt per selskap, med fast ID
- Importformatet utfylt og kontrollert mot signerte avtaler
- Byttedato eller full historikk valgt og bekreftet av revisor
- Marginal lånerente og indeksprinsipp dokumentert
- Kontoer, dimensjoner og testjournal godkjent i ERP
- Åpningsbalansen avstemt avtale for avtale, differanser forklart
- Én periode kjørt parallelt, avvik forklart
- Excel-modell og avstemming arkivert og tilgjengelig for revisor
Tips: la Copilot fylle ut importmalen
Ligger leieavtalene i SharePoint, kan Microsoft 365 Copilot lese importmalen fra ShareControl IFRS 16 og fylle den ut fra kontraktene. Kontroller filen før den lastes opp, særlig felt som krever vurdering, som rente, opsjoner og klassifisering. Dataene blir i selskapets eget Microsoft 365. Krever en Microsoft 365 Copilot-lisens.
[bekreftes av Ragnar og Mehran, R-55: testet, hvilke felt Copilot fyller ut, og hvem som kontrollerer]
Spørsmål om å flytte IFRS 16 fra Excel
Hvor lang tid tar det å flytte IFRS 16 fra Excel?
Ifølge Share Control tar det typisk fra én uke til én måned fra signert avtale til første periodeavslutning. Det avhenger mest av metode og datakvalitet. En byttedato med avstemte Excel-tall går raskere enn full historikk, og mange selskaper og valutaer gir mer arbeid.
Kan vi beholde historikken fra Excel?
Ja. Med en byttedato arkiveres Excel-modellen som dokumentasjon for periodene før byttet, sammen med avstemmingen. Vil dere ha hele historikken i systemet, legges avtalene inn fra iverksettelsestidspunktet med alle senere endringer.
Hva gjør vi hvis Excel-tallene viser seg å være feil?
Da er det en feilretting, ikke en del av flyttingen. Rett og dokumenter feilen for seg, i samråd med revisor, før åpningsbalansen i systemet låses.
Må revisor godkjenne overgangen fra Excel?
Revisor godkjenner ikke systemvalget, men vil kontrollere at åpningsbalansen er riktig. Avtal metode og dokumentasjon med revisor før dere starter, slik at avstemmingen dekker det revisor trenger.
Kan vi importere avtaler fra leasingselskapene våre?
Ja. ShareControl støtter import fra Excel, fra andre systemer og regelmessig import fra leasingselskaper, for eksempel for en bilflåte. Datafeltene standardiseres på tvers av avtalene ved import.
Hva skjer med Excel-modellen etterpå?
Den arkiveres med avstemmingen på byttedatoen, slik at revisor kan følge overgangen fra gammel til ny beregning. Beregningene skjer deretter i ShareControl, og data kan fortsatt eksporteres til Excel for analyse.
Trenger vi hjelp fra IT for å flytte?
Lite. Ingenting nytt for IT: ShareControl IFRS 16 kjører i selskapets eget Microsoft 365, som IT allerede bruker. En SharePoint-administrator installerer appen, og eksisterende brukere gis tilgang. Selve flyttingen gjøres av økonomiavdelingen sammen med Share Control.
Hva koster det å flytte fra Excel til ShareControl?
ShareControl IFRS 16 gir pris på forespørsel og prises etter antall brukere. Det krever Microsoft 365-lisens, og standard oppsett er uten kostnad. Direkte integrasjon (API-tilkobling) kommer i tillegg. [bekreftes av Ragnar: om import og avstemming av åpningsbalansen inngår i standard oppsett]
Klar til å flytte IFRS 16 ut av Excel?
Vi ser på Excel-modellen og porteføljen deres, og viser hvordan avtalene, åpningsbalansen og første periode blir seende ut i ShareControl.
