Hur kan organisationer förbättra hanteringen av sina avtal under 2025? Med ett ökande antal leverantörer och anställda ökar komplexiteten och betydelsen av avtal i affärsverksamheten. I den här artikeln kan du lära dig mer om de viktigaste delarna för att komma igång med programvara för avtalshantering i Microsoft 365. Oavsett om du håller på att uppgradera dina nuvarande system och processer eller precis har kommit igång, kommer den här artikeln att ge dig den inspiration och information du behöver för att ta nästa steg.
Vad är kontraktshantering?
Avtalshantering handlar om att ta kontroll över ditt företags avtal i ett system där du kan följa upp och hantera varje avtal genom hela dess livscykel. Ett välfungerande system med bra processer säkerställer en bättre operativ prestanda samtidigt som det minskar de juridiska och finansiella riskerna.
Dagens teknik har gjort avtalshanteringen enklare och mer optimerad än någonsin tidigare. Verktyg och mjukvara effektiviserar hanteringen av avtal och sparar företagen mycket tid i form av säljinsatser, avtalssökningar, analyser och omförhandlingar. Med en säker programvara säkerställer du också att dina avtal lagras på ett säkert sätt.
Typiska avtalstyper
Avtalshantering och uppföljning av ingångna avtal med kunder, leverantörer, samarbetspartners och anställda är hörnstenen i de flesta organisationer. Vi kan därför skilja mellan tre typer av väsentliga avtal i ett traditionellt företag: inköpsavtal, upphandlingsavtal och arbetsavtal. Inköpsavtalen utgör företagets inkomstkälla, medan upphandlings- och arbetsavtalen utgör grunden för företagets dagliga verksamhet.
Fördelarna med programvara för kontraktshantering
Effektiv hantering av kontrakt blir allt viktigare i takt med att affärsavtalens komplexitet ökar. Med globala marknader, komplexa leveranskedjor och flera intressenter blir kontrakten mer omfattande och detaljerade. Detta kräver systematisk administration för att undvika misstag, missförstånd och juridiska konflikter.
Den tekniska utvecklingen skapar nya möjligheter och utmaningar inom avtalshanteringen. Verktyg somShareControl Contract, som bygger på Microsoft 365 och SharePoint, möjliggör automatisering och optimering av stora delar av avtalshanteringen. Det handlar bland annat om lagring och organisering av avtal, automatiserade notifieringar och analyser med Power BI.
Läs mer: Hur du drar nytta av digital avtalshantering
Hur man kommer igång med programvara för kontraktshantering
Beroende på var ni befinner er i er omvandling till avtalshantering kan rätt inställning och processer bidra till en effektiv och optimerad inställning av programvaran för avtalshantering. För de flesta organisationer räcker det tyvärr inte med en bra programvara, utan de interna processerna är minst lika viktiga.
En engagerad avtalschef
Beroende på storlek och antal kontrakt kommer det i de flesta fall att finnas fördelar med att ha en dedikerad person som ansvarar för interna processer och hanteringen av kontrakten i systemet.
I bästa fall finns alla avtal i din organisation samlade i ett enda arkiv som är tillgängligt för alla avdelningar och anställda. Tyvärr är detta inte alltid möjligt när det gäller anställningsavtal och andra personliga dokument. Det bör därför finnas någon som ansvarar för att biblioteks- och åtkomsthanteringen fungerar korrekt, helst på IT-avdelningen, samtidigt som t.ex. HR- eller ekonomiavdelningen har tillgång till organisationens alla avtal och dokument.
Avtalsansvarig för försäljningsdokument
När det gäller försäljningsdokument är det viktigt att ha en dedikerad avtalsansvarig som ser till att alla försäljningsrelaterade avtal hanteras på rätt sätt. Det innebär att se till att avtalen är tillgängliga för relevanta avdelningar samt att de arkiveras och uppdateras på rätt sätt. Säljteamet står ofta i frontlinjen när det gäller att förhandla om och teckna nya avtal, och en avtalsansvarig kan ge juridisk insikt, standardisera dokument och säkerställa att alla avtal är i linje med företagets övergripande mål och strategier.
Genom att se till att det finns avtalsansvariga i säljorganisationen kan du lättare definiera meddelanden till rätt säljare inför viktiga milstolpar i avtalet, t.ex. betalningsvillkor, förnyelser och ändringar av avtalsvillkor. På så sätt kan din organisation eliminera ineffektivitet i försäljningsprocessen och minska risken för förlorade intäktsmöjligheter på grund av bristande efterlevnad av avtalsvillkor eller föråldrad information.
Metadata och klassificering av kontrakt
Centraliserad dokumentlagring gör det möjligt för företag att tagga, klassificera och organisera metadata i sina avtal. Det innebär att varje avtal kan tilldelas specifika egenskaper som avtalstyp, utgångsdatum, inblandade parter och nyckelvillkor. En sådan strukturerad hantering av metadata hjälper verksamheten att snabbt hitta, analysera och följa upp avtal utifrån relevanta kriterier.
Företaget bör därför definiera avtalstyper och nyckelbegrepp i sina interna processer för att separera avtal och säkerställa optimerad sökning. Med hjälp av metadata som datum, avtalspart och status kan du snabbt filtrera och hitta avtal. Detta förbättrar sökbarheten och gör det lättare att hålla koll på avtalen, följa upp förnyelser och säkerställa att alla avtalsvillkor efterlevs på ett effektivt sätt.
Läs också: 4 skäl att digitalisera avtalshanteringen
Integrationer och interna system
För att maximera effektiviteten i ett avtalshanteringssystem är det viktigt att säkerställa integrationer med de interna system som verksamheten redan använder, såsom ekonomisystem och rapporteringsplattformar som Power BI.
Genom att koppla avtalshanteringen till ert ekonomisystem kan ni förenkla fakturering, betalningsuppföljning och finansiell rapportering, samtidigt som ni säkerställer att avtalen är direkt kopplade till relevanta finansiella data. Integration med Power BI kan till exempel ge möjlighet att visualisera och analysera avtalsdata på ett intuitivt sätt, vilket ger ledningen värdefulla insikter om avtalsportföljens prestanda, risker och möjligheter. Detta bidrar till ett mer datadrivet förhållningssätt till avtalshantering och säkerställer bättre beslutsfattande för verksamheten.
Ladda ner ShareControl Contract guide
Få insikt i alla funktioner som hjälper dig med professionell kontraktshantering.
Få guiden i din inkorg
Undertecknande av kontrakt
Digital signering av avtal har blivit en standard inom modern avtalshantering och erbjuder både juridiska och praktiska fördelar. Genom att använda digitala signaturer kan din organisation säkerställa en snabbare, säkrare och effektivare signering av avtal, oavsett geografisk plats.
Elektroniska signaturer är juridiskt bindande och erkända i de flesta länder, samtidigt som de ger full spårbarhet och säkerhet. Med integration till avtalshanteringssystemet kan undertecknade avtal lagras automatiskt och automatiska varningar kan ställas in för att följa upp förnyelser eller andra milstolpar. Detta eliminerar behovet av pappersbaserade processer, sparar tid och minskar risken för förlorade eller försenade dokument. När organisationen implementerar en programvara för avtalshantering bör den därför definiera plattformen för elektronisk signering.
Analys- och rapporteringspunkter
Innan man implementerar ett särskilt system för avtalshantering är det viktigt att definiera vilka analys- och rapporteringspunkter som är kritiska för verksamheten. Detta säkerställer att systemet kan anpassas för att samla in och presentera relevanta data.
Genom att identifiera viktiga resultatindikatorer som avtalsvärde, löptid, förnyelsedatum och avtalade villkor kan du strukturera dina metadata så att rapportering och analyser ger en korrekt och aktuell bild av din avtalsportfölj. Du kan t.ex. ta reda på de totala kostnaderna och skulderna för dina avtal. Detta underlättar beslutsfattandet och hjälper din organisation att övervaka riskfaktorer, uppnå mål och säkerställa efterlevnad av interna och externa krav.
Mallar och interna processer
Trots att programvaran för avtalshantering ger effektiv lagring, återsökning av avtal och rapportering lägger många organisationer onödig tid på att förbereda avtal. För att säkerställa en effektiv hantering genom hela avtalslivscykeln bör organisationer implementera mallar för sina olika avtal. Det kan t.ex. handla om anställningsavtal, försäljningsavtal, leverantörsavtal osv.
Programvara för kontraktshantering
Dina avtal är mer än bara dokument – de är nyckeln till din organisations framtida framgång. En effektiv avtalshantering kan vara skillnaden mellan ekonomisk tillväxt och kostsamma förluster. Med ShareControl Contract, ett komplett system för avtalshantering som bygger på Microsoft 365 och SharePoint, kan du ta full kontroll över alla dina avtal, från skapande till förnyelse – allt på en säker plattform.
ShareControl Contract
ShareControl Contract ger dig full överblick och kontroll över alla dina avtal, allt på ett ställe. Du slipper tidskrävande sökningar efter viktiga avtal och har alltid aktuell information om förnyelser och viktiga detaljer nära till hands i ditt SharePoint-baserade avtalsbibliotek. Med systemets integration med Adobe Sign och DocuSign är det enkelt att automatisera signeringsprocessen och använda rapportering via Power Bi och Excel VBA.
Biblioteksstruktur i Microsoft 365
ShareControl Contract är byggt på Microsoft 365-teknik, vilket säkerställer ett flexibelt och transparent sätt att organisera dina avtal. Systemet skapar ett centraliserat avtalsbibliotek där alla avtal lagras i en struktur som är lätt att navigera i för alla avdelningar i företaget.
Med möjlighet att anpassa mappstrukturen efter behov kan du också välja att organisera dina avtal enligt dina egna parametrar. Många av våra kunder har därför separata bibliotek för varje område, t.ex. HR, licensavtal, inköpsavtal etc. På så sätt kan du separera avtal baserat på avtalstyper, kunder, leverantörer eller andra relevanta kriterier.
Dessutom har systemet stöd för metadata och klassificering, vilket gör att varje avtal kan märkas med nyckelinformation som utgångsdatum, inblandade parter och avtalsstatus. Detta säkerställer snabb tillgång till rätt information, vilket effektiviserar sökningen och uppföljningen av avtal.
Automatiserade meddelanden vid milstolpar i kontraktet
ShareControl Contract inkluderar integration med Power Automate, vilket möjliggör funktioner för aviseringar före avtal via e-post och aviseringar i systemet. Detta säkerställer att du alltid har uppdaterade avtal och korrekta villkor.
I systemet kan du definiera en primär chef som är den person som i första hand tar emot meddelanden som rör avtalet. Om den primära chefen inte vidtar nödvändiga åtgärder kan du också lägga till en sekundär chef som tar emot meddelanden som backup.
Det går att konfigurera upp till tre aviseringar för varje avtal. Dessa aviseringar kan ställas in så att de skickas vid specifika tidpunkter eller baserat på specifika händelser, t.ex. när ett avtal närmar sig förnyelse eller upphör att gälla. Detta ger ett extra säkerhetslager som säkerställer att avtalen hanteras i rätt tid och att inga kritiska deadlines missas.
Säkerheten för ShareControl Contract
Genom att använda Microsoft 365 för digital avtalshantering kan organisationer få ett antal fördelar som kan förbättra effektiviteten och säkerheten för alla företag. Plattformen erbjuder avancerade säkerhetsfunktioner som tvåfaktorsautentisering, datakryptering och regelbundna säkerhetsuppdateringar som skyddar känslig kontraktsdata mot obehörig åtkomst och potentiella cyberhot. Microsoft 365 är också utformad för att följa globala sekretess- och säkerhetsstandarder, inklusive GDPR, vilket säkerställer att din organisations datahantering är juridiskt säker.
Läs mer om säkerhet i Microsoft 365 här
Säkerhet är en hörnsten i Microsoft 365, och detta gäller särskilt för kontraktshantering. Med ShareControl Contract integrerat i Microsoft 365 kan du vara säker på att dina kontrakt inte försvinner. Plattformen erbjuder omfattande dataskyddsmekanismer som regelbundna säkerhetskopieringar och datakryptering. Dessa funktioner säkerställer att kontrakten alltid är tillgängliga och skyddade, oavsett om det beror på tekniska fel eller cyberhot.
Microsoft 365 gör det också möjligt för ShareControl Contract-användare att använda åtkomstkontroll i avtalshanteringssystemet. På så sätt kan du se till att dokument eller bibliotek förblir osynliga för obehöriga, oavsett om det handlar om anställningsavtal som bara är synliga för HR och den anställde eller styrelsedokument som bara är synliga för styrelsen.
