Automatisering IFRS 16 prosesser: Hvordan gjøre det med programvare 

IFRS 16-compliance er en kompleks og ressurskrevende oppgave for finansavdelinger, med mange utfordringer knyttet til både kompleksiteten i IFRS 16 standarden og de praktiske problemene ved implementering. IFRS 16 standarden krever detaljert håndtering av leieavtaler, nøyaktige kalkulasjoner og omfattende finansiell rapportering. Automatisering av IFRS 16-prosesser gjør det mulig for organisasjoner å oppnå bedre finansiell kontroll og innsikt.

Automatisering av IFRS 16-prosesser innebærer bruk av spesialprogramvare for å samle inn, beregne og bokføre leieavtaler som bruksrettigheter og gjeldsforpliktelser i balansen.

Fordeler med automatisering av IFRS 16-prosesser

Automatisering av IFRS 16-prosesser gir betydelige fordeler for finansielle prosesser og øker verdien av integrerte data i virksomheten.

IFRS 16 har endret måten virksomheter håndterer leieavtaler på. Standarden krever nøyaktig regnskapsføring, omfattende dokumentasjon og kontinuerlig oppfølging av kontrakter. For mange virksomheter betyr dette en tidkrevende og risikofylt prosess, spesielt når avtaler håndteres manuelt i excel regneark eller uoversiktlige systemer.

Automatisering av prosesser kan gi betydelige fordeler og kostnadsbesparelser i leieadministrasjon, og IFRS 16 programvare kan redusere kostnadene knyttet til administrasjon av leieavtaler gjennom automatisering av beregninger og journaloppføringer.

De sentrale fordelene ved å automatisere IFRS 16:

Fordeler	Beskrivelse
For medarbeidere med ansvar for kontrakter	Sentralisert kontraktstyring: Alle kontrakter, appendiks og dokumenter samles ét sted i et sentralisert styringssystem, slik at du enkelt kan finne og få tilgang til alle leiedokumenter på ett sted. Dette eliminerer tidsspill på å søke etter filer på forskjellige steder eller hos kolleger. Automatiske påminnelser: Systemet sender notifikationer om viktige datoer som fornyelser, oppsigelser og gjenforhandlinger, så du aldri glemmer en frist. Oppdaterte dokumenter: Du arbeider alltid med den nyeste version af kontrakter og appendiks, noe som eliminerer usikkerhet om hvilken fil som er korrekt. Enkel overlevering: Hvis du bytter rolle eller forlater virksomheten, kan en kollega raskt overta dine oppgaver uten å måtte søke etter manglende dokumenter.
For ledelsen og regnskapsavdelingen	Full dokumentoversikt: Alle kontraktuelle dokumenter er tilgjengelige og oppdaterte, noe som sikrer korrekt regnskapsavstemming og IFRS 16-rapportering. Redusert risiko for feil: Automatiske beregninger og valideringer minimerer menneskelige feil i regnskabet og sikrer compliance. Effektiv gjenforhandling: Rask tilgang til kontaktdata og historikk gjør det lett å forberede gjenforhandlinger og vurdere bonus eller penalty costs. Tidsbesparelse: Medarbeiderne bruker mindre tid på å søke etter dokumenter og kan i stedet fokusere på verdiskapende oppgaver.
For virksomheden som helhed	Bedre leverandør- og kundecompliance: Systemet gjør det lett å følge opp på, om parter overholder kontraktvilkår, og identificere eventuelle mangler eller bonusmuligheder. Mindre avhengighet av enkeltpersoner: Kunnskap og dokumenter er ikke bundet til enkelte medarbeidere, men tilgjengelige for hele teamet. Forbedret beslutningsgrundlag: Ledelsen får rask tilgang til presise data om kontrakter, noe som støtter bedre strategiske beslutninger. Multi-valuta: Håndterer leieavtaler i flere valutaer og konverterer automatisk til rapporteringsvaluta, hvilket er ideelt for internationale virksomheder.  Integrasjon med økonomiske systemer: Sømløs integrasjon med eksisterende regnskaps- og konsolideringssystemer som SAP, Visma, Agresso og andre. IFRS 16 for konserner: Subsites kan brukes til separate instanser (f.eks. moderselskap og datter selskaper) og sikre effektiv avstemning og regnskabsstandarder på tværs av konsernens selskaber.

Les mer om fordeler med ShareControl IFRS 16.

Oversikt: God praksis for IFRS 16-prosesser

For å forstå automatiseringsmulighetene må vi først se på den komplette prosessen under IFRS 16. Prosessen kan deles inn i følgende seks hovedområder:

1. Lease Portfolio Management – Oppsett og onboarding av leieavtaler 
2. Lease Operations – Løpende drift og vedlikehold 
3. Calculation & Valuation – Beregninger og verdsettelser 
4. Reporting & Disclosure – Perioderapportering og årsavslutning 
5. Compliance & Controls – Governance og revisjon 
6. Analytics & Optimization – Kontinuerlig forbedring 

Løsninger som integrerer regnskapsfunksjoner for leieavtaler i en sentralisert IFRS 16 programvare for administrasjon av leieavtaler forenkler prosessen for finansteamet og gjør en meget vesentlig forskjell.

La oss se på hver subprosess og hvordan automatisering kan gjøre en forskjell.

1. Lease Portfolio management: Fra kaos til kontroll

Utfordringen

Den første og ofte mest tidkrevende oppgaven er å samle inn alle leieavtaler fra hele organisasjonen. Leieavtaler ligger spredt i ulike avdelinger, systemer, mapper og papirarkiver. Data må manuelt ekstraheres fra PDF-er og dokumenter, og kvaliteten varierer enormt. 

Automatisering med ShareControl IFRS 16

Data  Import: Under IFRS 16 krever bedrifter en sentralisert løsning for å håndtere alle leieavtaler. ShareControl IFRS 16 gir:

• Sentralt lager i SharePoint hvor alle leiekontrakter kan lastes opp og lagres
• Strukturert datainnsamling gjennom standardiserte maler 
• Mulighet for bulk-import av eksisterende leiedata 
• Organisering i dokumentbiblioteker med metadata 

Lease Identification & Classification: I henhold til IFRS 16 må alle leieavtaler identifiseres og klassifiseres korrekt. Løsningen tilbyr:

• Strukturerte arbeidsflyter som guider brukeren gjennom vurderingen 
• Innebygde felt for klassifisering (in-scope, korttidsleie, lav verdi) 
• Dokumentasjon av vurderingsgrunnlag direkte i systemet 
• Versjonshistorikk som sporer alle beslutninger

Riktig og presis begrepsbruk er avgjørende for å redusere feil og misforståelser i konsolideringsjusteringene, og sikrer at automatisering av IFRS 16 prosesser gir ønsket nøyaktighet og effektivitet.

Initial Measurement & Recognition: IFRS 16 krever nøyaktig måling av eiendeler og forpliktelser ved leiestart. Programvaren gir: 

• Standardiserte input-felt for: 
• Leieperiode og forlengelsesmuligheter 
• Leiebetalinger (faste og variable) 
• Diskonteringsrente (IBR) 
• Direkte kostnader 
• Beregning av initial leieforpliktelse og bruksrettseiendel 
• Integrasjon med modell for komplekse scenarioer 

Effekt: Reduserer onboarding-tid med opptil 70% og sikrer ensartet datakvalitet på tvers av hele leieporteføljen. 

2. Lease Operations: Automatiser det daglige opdateringer

Utfordringen

Når leieporteføljen er etablert, begynner den løpende driften. Dette inkluderer månedlige avskrivninger, renteoppgjør, registrering av betalinger og håndtering av kontraktsendringer. I manuelle systemer betyr dette hundrevis av oppdateringer hver måned.

Automatisering med ShareControl IFRS 16

Periodic Accounting: IFRS 16 påvirker balansen hver måned. Løsningen gir: 

• Korrekt avskrivning av bruksrettseiendeler hver måned 
• Rentekostnader på leieforpliktelser 
• Oppdatering av balansen skjer automatisk 
• Generering av bokføringsposter til hovedbok 
• Systemet automatiserer regnskapsrelaterte transaksjoner, inkludert nåverdiberegninger, avskrivninger og rentekostnader.
• Systemet beregner automatisk nåverdien av fremtidige leiebetalinger.

Payment Processing: 

• Registrering av leiebetalinger direkte i systemet 
• Allokering mellom hovedstol og rente 
• Håndtering av variable betalinger 
• Avstemming med betalingsplaner 

Lease Modifications & Changes: Endringer i leieavtalen krever rask håndtering. Programvaren gir: 

• Strukturert arbeidsflyt for registrering av kontraktsendringer 
• Ny beregning ved modifikasjoner 
• Versjonslogg som dokumenterer alle endringer (hvem, når, hva) 
• Mulighet for å rulle tilbake til tidligere versjoner 
• Notifikasjoner ved viktige datoer og frister 

Contract Lifecycle Management: 

• Påminnelser om fornyelser, oppsigelsesfrist og andre viktige datoer 
• Integrasjon med notifikasjonsmodul (Power Automate) 
• Dashboard med oversikt over alle aktive leier og deres status 

Effekt: Sparer finansavdelingen flere dager hver måned og eliminerer risiko for glemte oppdateringer eller feil. 

3. Calculation & Valuation: Nøyaktige beregninger hver gang

Utfordringen

Prosessene under IFRS 16 er komplekse. NPV-utregning, avskrivninger, rentekostnader, verdiforringelsestester – alle må utføres presist og konsistent. Dette representerer en av de største utfordringene for bedrifter. 

Automatisering med ShareControl IFRS 16

Calculation Engine: ShareControl IFRS 16 bruker en kraftig modell som: 

• Henter alle leiedata fra SharePoint 
• Utfører NPV-beregning med korrekt diskonteringsrente 
• Genererer komplette avskrivningsplaner 
• Beregner renteutgifter over hele leieperioden 
• Genererer kontantstrømprognoser 

I henhold til IFRS 16 standarden må prosessen være transparent og etterprøvbar. Løsningen sikrer dette gjennom: 

• Alle kalkulasjoner kjøres sentralt med samme modell 
• Ingen forskjellige versjoner av formler 
• Audit trail fra input til output 
• Alle brukere arbeider med samme data 

Periodic Revaluation: Standarden krever regelmessig revurdering av estimater. Programvare gir: 

• Systematisk prosess for revurdering 
• Håndtering av indeksregulering 
• Ny beregning ved triggerhendelser 

Effekt: Eliminerer feil fra manuelle prosesser og sikrer at alt er i samsvar med IFRS 16-kravene. 

4. Reporting & Disclosure: Fra data til innsikt

Utfordringen

Kvartals- og årsavslutninger krever omfattende rapportering i henhold til IFRS 16. Leieoversikter, balanserapporter, P&L-påvirkninger, forfallsoversikter, årsregnskapsnoter – alt må produseres raskt og nøyaktig. 

Automatisering med ShareControl IFRS 16

Management Reporting: IFRS 16 standarden øker informasjonsbehovet betydelig. Løsningen gir: 

• Generering av leieoversikter (alle aktive leieavtaler) 
• Balanserapporter (bruksrettseiendeler og leieforpliktelser) med oppdatering i sanntid 
• P&L-rapporter (avskrivninger og rentekostnader) 
• Kontantstrømsrapporter 
• Forfallsoversikter (maturity analysis) for de neste 5+ år 
• Interaktive dashboards med nøkkeltall 

Søk og filtreringsfunksjonalitet: Den nye løsningen gir bedre kontroll over dine leieavtaler: 

• Søk på tvers av alle Sharepoint biblioteker  
• Avanserte filtre (type, avdeling, beløp, utløpsdato, osv.) 
• Skreddersydde visninger som kan lagres og deles 
• Mulighet for å eksportere til videre analyse 

Statutory Reporting: IFRS 16 inkluderer omfattende disclosure-krav. Programvaren støtter: 

• Maler for årsregnskapsnoter: 
• Note om anvendte regnskapsprinsipper 
• Detaljer om bruksrettseiendeler fordelt på kategorier 
• Forfallsoversikt for leieforpliktelser 
• Opplysninger om vesentlige leieavtaler 
• Følsomhetsanalyser 
• Generering av disclosure-tabeller 
• Dokumentasjon klar til ekstern revisjon 

Output til interessenter: 

• Regnskapsavdelingen: Bokføringsposter kan eksporteres til ERP (SAP, Visma, Agresso, m.fl.) 
• Ledelsen: Executive dashboards med mulighet for Power BI-integrasjon 
• Ekstern revisjon: Komplett dokumentasjon med sporbarhet 
• Myndigheter: Årsregnskapsnoter i korrekt format 

Effekt: Reduserer tid brukt på rapportering med 60-80% og sikrer konsistens på tvers av alle rapporter og systemer. 

5. Compliance & Controls: Sikkerhet og sporbarhet

Utfordringen 

IFRS 16-compliance krever stringent dokumentasjon, tilgangskontroll og revisjonssti. I manuelle systemer er det vanskelig å sikre hvem som har endret hva og når, og intern kontroll er en utfordring. Bruk av dedikert IFRS 16-programvare kan redusere manuelle feil og gi bedre revisjonsspor for leieavtaler. 

Automatisering med ShareControl IFRS 16

Data Quality & Validation: IFRS 16 krever nøyaktig informasjon om alle leieavtaler. Løsningen sikrer dette gjennom: 

• Innebygde valideringsregler sikrer datakvalitet ved innføring 
• Kontroll av beregninger 
• Avstemminger mellom subprosesser 
• Advarsler ved avvik eller manglende data 

Internal Controls: Standarden krever god kontroll over prosessen. Programvaren gir: 

• Rollebasert tilgangskontroll via SharePoint-tillatelser 
  • Brukere ser kun de leieavtalene de har tilgang til 
  • Read-only eller redigeringsrettigheter basert på rolle 
• Versjonshistorikk på alt: 
  • Alle endringer logges 
  • Mulighet for å se hvem som endret hva og når 
  • Mulighet for å rulle tilbake til tidligere versjoner 
• Godkjenningsflyter kan implementeres via Power Automate 
• Segregation of duties sikres gjennom tillatelser 

IFRS 16 Compliance Monitoring: 

• Sjekklister for compliance-krav 
• Overvåkning av om alle leieavtaler er innregnet korrekt 
• Verifikasjon av disclosure-krav 
• Dokumentasjon av regnskapsprinsipper 

Audit & Documentation: Under IFRS 16 er sporbarhet kritisk. Løsningen gir: 

• Komplett revisjonssti fra leieavtale til regnskap 
• Alle dokumenter og data lagres sentralt i SharePoint 
• Versjonshistorikk bevares 
• Enkel tilgang for eksterne revisorer 

Effekt: Gir finansdirektører, konsernregnskapssjefer og controllere full kontroll og trygghet om at prosessen er sikker, sporbar og revisjonsklar. 

6. Analytics & Optimization: Kontinuerlig forbedring

Utfordringen 

Når den daglige driften går, er det viktig å kunne analysere leieporteføljen og identifisere optimaliseringer. som:

• Hvilke typer leieavtaler har vi?
• Hvor mye koster de?
• Kan vi forhandle bedre vilkår? 

Automatisering med ShareControl IFRS 16

Portfolio Analytics: IFRS 16 gir bedre innsikt i leieforpliktelser. Løsningen tilbyr: 

• Interaktive dashboards med visualiseringer 
• Analyse av leieportefølje etter type, avdeling, verdi og løpetid 
• Trendanalyser over tid 
• Sammenligning med budsjett 
• Cost-benefit analyser av nye leieavtaler 

Søkefunksjonalitet på tvers: Den nye moderne versjonen har kraftig søkefunksjonalitet: 

• Søk og filtrer på tvers av alle biblioteker brukeren har tilgang til 
• Finn raskt spesifikke kontrakter eller grupper av kontrakter 
• Identifiser leieavtaler som utløper snart 
• Bedre oversikt over dine eiendeler knyttet til leie 

Skreddersydde visninger: 

• Brukerne kan opprette og lagre egne visninger 
• Velg hvilke kolonner som skal vises 
• Del visninger med kolleger 
• Bytt enkelt mellom forskjellige perspektiver 

Effekt: Gir ledelsen bedre innsikt i leieporteføljen og mulighet for å ta informerte beslutninger om fremtidige leieavtaler. 

IFRS 16 system og sikkerhet bygget i Microsoft 365

ShareControl IFRS 16 er bygget som en SPFX web part til SharePoint Online, noe som betyr: 

Integreret i din virksomhets eksisterende Microsoft 365 miljø:

• Installeres direkte på din virksomhets eget Microsoft 365-miljø 
• Ingen eksterne systemer eller leverandør-hosting 
• Bruker Azure Active Directory (AD) til innlogging (SSO) og rettigheder 
• Ingen separate passord eller brukerkonti 
• Subsites kan brukes til separate instanser (f.eks. forskjellige selskaper) 

Data og sikkerhet:

I henhold til IFRS 16 bør alle data være tilgjengelig og trygt lagret: 

• All informasjon lagres i SharePoint-biblioteker og lister 
• Brukere arbeider med sine normale SharePoint-rettigheter 
• Ingen forhøyede tillatelser – brukere kan kun se hva de har tilgang til 
• Løsningen respekterer kundens IT-policies og governance 

Integrert med andre Microsoft-produkter

• SharePoint – Sentral lagring av kontrakter og viktig dokumentasjon, samtidig som det er enkelt å legge inn og oppdatere metadata knyttet til kontrakter. 
• Integreret med Microsoft Teams 
• Power BI – Visualisering og analyse av kontraktsdata i Power BI. Få oversikt over nøkkelinformasjon og cash-flow, samtidig som du kan gjøre kontraktssøk på hver enkelt leverandør. 
• Power Automate – Automatiske varsler via e-post eller Microsoft Teams for viktige frister og datoer, slik at du alltid er oppdatert. 
• Office 365 – Word for kontraktsredigering og samarbeid, Teams og Outlook for varslinger (via Power Automate), og Excel for analyser og rapportering av kontraktsdata. 

Integrasjon med økonomiske systemer

En av de største fordelene med ShareControl IFRS 16 er at det integreres sømløst med dine andre økonomiske systemer. 

Løsningen integreres med ditt eksisterende regnskaps- og konsolideringssystem,  inkludert: 

ERP-systemer: 

• SAP 
• Oracle/HFM (Hyperion Financial Management) 
• Cognos (IBM Cognos Controller) 
• Visma 
• Unit4 Agresso 
• Cantor 
• OCRA 
• Og andre systemer 

Les mer om våre erfaringer med implementering av IFRS 16 i bedrifter

Konklusjon: Fra byrde til konkurransefortrinn

IFRS 16-compliance trenger ikke å være en tung, manuell prosess. Med ShareControl IFRS 16 kan din virksomhet automatisere hele prosessen – fra datainnsamling til rapportering. 

ShareControl IFRS 16 gir finansavdelinger en moderne, sikker og effektiv løsning til å håndtere hele IFRS 16-prosessen – bygget på deres eksisterende Microsoft 365-infrastruktur og integrert med deres ERP-system. 

Er dere klare for å automatisere IFRS 16-prosesser?

Kontakt Share Control for en demo og se hvordan løsningen kan tilpasses deres spesifikke behov.

About The Author