Fordelene med IFRS 16 går utover åpenhet og samsvar. I denne artikkelen vil vi utdype hvilke fordeler IFRS 16 programvarestøtte kan gi for organisasjoner som allerede har implementert IFRS 16, og for organisasjoner som vurderer overgang til IFRS-standarder i sin finansielle rapportering.
Sentralisering av leieregnskapet under IFRS 16 gir en strukturert tilnærming og robust løsning for regnskapsføring av leieavtaler, effektivisering av prosesser og bedre kontroll over porteføljer.
Mange bedrifter har allerede implementert sentralisert datainnhentingskontroll over leieavtalene sine. Som uttalt av PwC, har sentraliserte data og de riktige verktøyene for å administrere leieavtaler, gjort det mulig for organisasjoner å redusere risiko og realisere kostnadsreduksjoner. Dette gjelder både før de inngår leiekontrakter og gjennom hele livssyklusen til å administrere sine leiekontrakter.
Likevel er det fortsatt et betydelig antall selskaper som er i de tidlige fasene med å få full synlighet og analysere sine leieavtaler og tilhørende data. PwCs undersøkelse viser at over halvparten av de undersøkte selskapene bruker regneark til en viss grad, og nesten 40 % forventer å ta i bruk en ny IT-løsning i løpet av de neste par årene.
Så hvordan hjelper IFRS 16-programvare organisasjoner med å oppnå større verdi, effektivitet og kostnadsreduksjoner?
Fordeler med IFRS 16 & Sentralisert leieregnskap
Kun 40 prosent av respondentene i PwC-undersøkelsen organiserer utleieprosessene sine sentralt fortløpende.
PWC Survey
En betydelig utfordring for å fange opp de fulle fordelene med «IFRS 16-forbedringer» ligger i det faktum at mange virksomheter fortsatt administrerer sine leieavtaler på en desentralisert måte, til tross for sentral styring av IFRS 16-implementeringsinitiativer. Denne desentraliseringen forhindrer tilpasning av beste praksis, prosessautomatisering og realisering av ytterligere fordeler utover grunnleggende samsvar, som skissert nedenfor.
PwC-undersøkelsen peker spesielt på tre områder hvor et selskap kan forbedre sine leie prosesser og få betydelige fordeler ved å ta i bruk et sentralisert IFRS 16-system:
- Bedre integrering av best-of-breed-programvare i gjeldende ERP-programvare eller konsolideringssystem, eller implementering av egen programvare hvis organisasjonen for tiden bruker regneark til IFRS 16.
- Optimalisering og automatisering av kontraktshåndtering.
- Analyser data fra leieavtalene for å identifisere områder for kostnadsreduksjon og mer kostnadseffektiv bruk av eiendeler.
Våre kunder har i tillegg uttrykt flere fordeler fra vår IFRS 16-løsning:
- Ett sted for alle leiekontrakter
- Tilgang for alle relevante ansatte
- Konsekvent bruk av policyer på tvers av leieavtaler
- Automatiserte leieberegninger og journalføringer
- Rask og enkel konsolidering og prognoser
- Bedre analyse og innsikt
- Robust integrasjon til ERP og rapporteringsverktøy
- Reduserte leiekostnader
Ett sted for alle leiekontrakter
68 prosent av kontraktsfagfolk søker etter fullførte kontrakter minst en gang i uken.
Corporate Legal Operations Consortium (CLOC)
Reduserte kostnader for administrasjon av leieavtaler og overholdelse
Et sentralisert styringssystem for leieavtaler oppretter ett enkelt depot for alle leiedokumenter, noe som gjør det enklere for organisasjoner å få tilgang til, administrere og gjennomgå kontrakter. Denne konsolideringen bidrar til å sikre samsvar, forbedre nøyaktigheten i rapportering og forenkle raskere beslutningsprosesser ved å ha all leaserelatert informasjon på ett sted.
Et automatisert leiestyringssystem gir et omfattende revisjonsspor av alle leiekontraktrelaterte transaksjoner og endringer. Denne åpenheten forenkler revisjonsprosessen, og reduserer potensielt revisjonskostnader og tid ved å gi enkel tilgang til nødvendig dokumentasjon og bevis på samsvar.
Eliminer bortkastet tid på å lete etter kontrakter
En sikker lagring av alle leiekontrakter gir enkel tilgang til alle dokumenter for alle relevante interne og eksterne parter. Med en organisert struktur av biblioteker og søkefunksjoner, er ShareControl IFRS 16 designet for å redusere tiden og innsatsen som brukes på å finne kontraktsdokumenter betydelig.
Det er imidlertid viktig å sjekke tilgangstillatelser for alle som skal ha tilgang til hele eller deler av kontraktene og hvilke tillatelser de skal ha. I ShareControl IFRS 16 kan du definere hvem i din organisasjon som har rettighetene til å se eller redigere spesifikke biblioteker. Dette sikrer at sensitiv informasjon ivaretas og at rett personell har rett tilgang til rett tid.
Enkel tilgang til kontrakter kan føre til reduserte leiekostnader
Ved anskaffelse og kontraktstyring kan de enkelt finne både kontrakten de trenger for ytelsesevaluering samt andre lignende kontrakter som betyr optimal informasjon for forhandling av bedre vilkår og kostnader ved kontraktsfornyelse og nye kontrakter.
Automatiserte beregninger og journaloppføringer
IFRS 16 standarden krever at nesten alle leieavtaler inkluderes og balanseføres. Dette innebærer komplekse beregninger av leieforpliktelser og bruksrettigheter (ROU) samt nødvendige justeringer i henhold til faktiske leiebetalinger. På grunn av omfanget og kompleksiteten kan denne prosessen være en utfordring for finansavdelingene, og derfor foretrekker bedrifter vanligvis å evaluere leiekontrakter og vilkår på kvartals- eller årsbasis. Dessuten er det en risiko knyttet til avhengighet av enkeltpersoner, siden avgang av ansatte betyr tap av deres kompetanse.
ShareControl IFRS 16 forenkler disse beregningene, sikrer overholdelse av selskapets retningslinjer for leieavtaler og generering av tilsvarende journalposter, noe som reduserer risikoen for feil og sparer betydelig tid.
Slå opp individuelle kontrakter
Når du har identifisert kontrakten du trenger, venter en skattekiste av viktige data på deg. Fra leiebetalinger, leieperiode og renter til avdrag og avskrivningstall, alt du trenger å vite, vises enkelt på ett sted. Ikke mer å grave gjennom flere dokumenter eller regneark.
Forbedret åpenhet og ansvarlighet
Åpenhet er nøkkelen til å bygge tillit og sikre ansvarlighet i organisasjonen din. Ved å sentralisere alle kontrakts endringer på ett sted, fremmer ShareControl IFRS 16 åpenhet ved å eliminere tvetydighet og gi et tydelig revisjonsspor for alle modifikasjoner.
Sentralisert styring og automatisering gir verdifull innsikt i ytelsen og kostnadseffektiviteten til leide eiendeler. Dette gjør det mulig for bedrifter å ta informerte beslutninger om fornyelser, oppsigelser og oppkjøp av leiekontrakter, og optimalisere deres leieportefølje for kostnadsbesparelser og driftseffektivitet.
Strømlinjeformet avstemming
Effektiv avstemming er avgjørende for å opprettholde nøyaktige økonomiske poster og sikre overholdelse av regnskapsstandarder. ShareControl IFRS 16 tilbyr en omfattende avstemming, designet for å effektivisere avstemmingsprosessen og gi brukerne en klar og kortfattet oversikt over regnskapsaktiviteter for leiekontrakter.
Opplysningsnotater for finansiell rapportering
Med ShareControl IFRS 16 har organisasjoner umiddelbar tilgang til noteopplysninger knyttet til leieregnskapet. Enten det er informasjon om leievilkår, leiebetalinger eller leierelaterte forpliktelser, kan brukere raskt finne de relevante noteavsløringene i systemet. Automatisering effektiviserer rapporteringsprosessen, og sikrer nøyaktighet og konsistens i regnskapet. Rask tilgang til noteavsløringene sikrer at interessenter har informasjonen de trenger for å forstå de økonomiske implikasjonene av leieavtaler og ta informerte beslutninger.
Integrasjon for automatisert konsolidering
IFRS 16-leieavtaler er ofte registrert på flere lokasjoner og applikasjoner, for eksempel et excel-ark på en lokal datamaskinstasjon eller filserver, i ERP-systemet, eller til og med et kontraktsadministrasjonssystem i skyen og utenfor brannmuren.
Integrering av regnskapsfunksjoner for leieavtaler i en sentralisert IFRS 16 programvare for administrasjon av leieavtaler gjør en monumental forskjell. Alle relevante personer på tvers av organisasjonen og forretningsenhetene, sammen med revisor, kan alle få tilgang til og arbeide med den digitale masterversjonen av ALLE leiekontrakter. Denne konsolideringen forenkler prosessen for finansteamet for å nøyaktig hente informasjon om leieavtaler for inkludering i ERP- eller Financial Consolidation-programvaren, og regnskaper og rapporter.
Automatiserte journaloppføringer
Manuell datainntasting er tidkrevende og utsatt for feil. Med ShareControl IFRS 16s integrasjon med din ERP- eller konsolideringsprogramvare, kan organisasjoner automatisere overføringen av regnskapsdata for leiekontrakter. Dette eliminerer behovet for manuell intervensjon og reduserer risikoen for unøyaktigheter. Den automatiske nedlastingen av journalposter sikrer at økonomiske transaksjoner registreres raskt og nøyaktig, noe som sparer tid og ressurser samtidig som effektiviteten forbedres.
Økt effektivitet av IFRS 16
Å velge riktig IFRS 16-programvare kan ha betydelig innvirkning på leieutgiftene dine. PwC råder virksomheter til å vedta en omfattende strategi for leasingdrift og etterlevelse. En automatisert løsning for ulike aspekter av leieadministrasjon og rapportering kan gi betydelige fordeler og kostnadsbesparelser.
Lær mer om Share Control IFRS 16
Er du interessert i hvor enkelt du kan sikre etterlevelse av IFRS 16 og få en smakebit på hvilke andre muligheter du kan oppnå? Kontrakt oss for å lære mer om vår IFRS 16 regnskapsprogramvare og valgfri integrasjon til ditt ERP- eller konsolideringssystem.
Få en demonstrasjon av IFRS 16
Referanser: IFRS 16 – Beyond the Implementation, PwC, 2019.
