Benytter du fortsatt Microsoft Excel eller lignende regneark for å administrere dine leieavtaler i samsvar med IFRS 16? Det er på tide å vurdere overgangen til dedikert programvare, og her er hvorfor.

IFRS 16 løsning vs Excel

Med en spesialisert IFRS 16-løsning som ShareControl IFRS 16, går du ikke bare fra å håndtere data til å optimalisere hele prosessen. Ved å ta i bruk ShareControl IFRS 16 sikrer du nøyaktige data, reduserer administrasjonsbyrden og forenkler hele prosessen med å etterleve IFRS 16-kravene. Men fordelene slutter ikke der. La oss utforske hvorfor dette skiftet er viktig og hvordan det kan forbedre din virksomhets leieadministrasjon og regnskapsføring betydelig.

Les også: Hva er IFRS 16?

IFRS 16 håndtering i Excel vs IFRS 16 programvare

Mange selskaper bruker fremdeles proprietære modeller i Excel som virksomhetene selv har utviklet for beregning og rapportering av IFRS 16. I Excel kan prosessene knyttet til IFRS 16 være tidkrevende og ineffektive. Å håndtere leieavtaler manuelt i Excel krever omfattende manuelt arbeid, inkludert datainnsamling, formeloppsett, og regelmessige oppdateringer. Denne prosessen er ikke bare ressurskrevende, men også sårbare for feil og unøyaktigheter, noe som kan føre til forsinkelser og potensielle feil i rapporteringen.

Les også: Leieperiodens lengde

Ved å håndtere flere avtaler i manuelle systemer, risikerer du å bruke mye tid sammenlignet med en dedikert IFRS 16-løsning. Ved å implementere et IFRS 16 system, kan du frigjøre verdifulle ressurser og tid som ellers ville vært brukt på manuelt arbeid. Dette gir ikke bare økt effektivitet og nøyaktighet, men også muligheten til å fokusere på strategiske initiativer som kan drive virksomheten fremover.

Overholdelse av regulatoriske krav

Selv om Excel er et allsidig verktøy, kan det være utfordrende å overholde regulatoriske krav som IFRS 16. Excel-metoden krever manuell oppdatering og vedlikehold av dataen, noe som øker risikoen for feil og unøyaktigheter. I tillegg mangler Excel ofte dedikerte funksjoner for å håndtere komplekse IFRS 16-scenarioer, slik som beregning av leieforpliktelser og identifisering av variabler som påvirker balanse- og resultatregnskapet.

Mangelen på sentrale IFRS 16-funksjonalitet kan føre til manglende etterlevelse av regnskapsstandarder og økte sjanser for revisjonsmessige problemer. Med et dedikert IFRS 16-system som ShareControl IFRS16, er disse funksjonene innebygd og optimalisert for å sikre nøyaktig rapportering og full overholdelse av regulatoriske krav. Dette gir en tryggere og mer pålitelig tilnærming til leieadministrasjon og regnskapsføring, samtidig som det reduserer risikoen for potensielle feil og konsekvenser.

Sporbarhet og revisjonsspor

Sporbarhet og revisjonsspor spiller en avgjørende rolle i IFRS 16-etterlevelse og regnskapsføring av leieavtaler. IFRS-standardene krever at selskaper opprettholder en grundig dokumentasjon av alle leieavtaler og de tilknyttede regnskapsmessige behandlingene. Dette inkluderer detaljerte opplysninger om leiebetingelser, beregninger av leieforpliktelser og vurderinger av kontantstrømmer. Videre gir sporbarhet og revisjonsspor muligheten til å identifisere og adressere eventuelle feil eller uregelmessigheter i rapporteringen tidlig. Dette bidrar til å forhindre potensielle revisjonsmessige problemer og unøyaktigheter i regnskapsrapportene, som kan ha betydelige økonomiske og omdømmemessige konsekvenser for selskapet.

Med sporbarhet og revisjonsspor i et dedikert IFRS 16-system som ShareControl IFRS 16, kan selskaper effektivt spore og dokumentere alle endringer og beslutninger som er gjort i løpet av leieavtalens levetid. Dette sikrer at revisorer og tilsynsmyndigheter kan få tilgang til en nøyaktig historikk over alle transaksjoner og beslutninger knyttet til leieforholdene.

Hvorfor implementere en IFRS 16 løsning fremfor Excel?

Mange bruker fremdeles Excel-modeller for beregning og rapportering av IFRS 16. Denne metoden har sine begrensninger når det gjelder kompleksiteten og omfanget av leieavtaler, noe som kan føre til feil og unøyaktigheter i rapporteringen. Excel-metoden krever manuell innsamling og organisering av data, noe som kan være tidkrevende og sårbart for feil. Med den stadig økende kompleksiteten i IFRS 16-standardene, kan Excel-metoden være utilstrekkelig for å møte kravene til nøyaktig og pålitelig rapportering.

Ved å håndtere flere avtaler i manuelle systemer, risikerer du å bruke mye tid sammenlignet med en dedikert IFRS 16-løsning. Implementering av en IFRS 16-løsning som ShareControl IFRS 16, frigjør verdifulle ressurser og tid som ellers ville vært brukt på manuelt arbeid. Dette gir ikke bare økt effektivitet og nøyaktighet, men også muligheten til å fokusere på strategiske initiativer som kan drive virksomheten fremover.

Med sporbarhet og revisjonsspor i ShareControl IFRS16, kan selskaper effektivt dokumentere og spore alle endringer og beslutninger knyttet til leieavtaler. Dette sikrer ikke bare etterlevelse av regulatoriske krav, men også tillit og transparens i rapporteringsprosessen. Ved å velge en dedikert IFRS 16-løsning over Excel, kan selskaper oppnå full etterlevelse av regnskapsstandarder og redusere risikoen for potensielle feil og konsekvenser.

IFRS 16 løsning på Microsoft 365

ShareControl IFRS 16, kan hjelpe virksomheter med implementering av IFRS 16 og alle aspekter ved overholdelse av IFRS 16-standarden. Løsningen sikrer overholdelse av regnskapsstandarden og gjør det enkelt å oppdage eventuelle feil med systemets kvalitetskontroll i beregningene.

Sikkerhet i Microsoft 365

Share Control er installert som et tillegg, ganske enkelt uttrykt som en app, på toppen av Microsoft 365 som foredler og strukturerer funksjonaliteten som allerede finnes i Microsoft 365. Alt lagres derfor på SharePoint, Microsoft 365 lagringsplass. Av den grunn er det enkelt å flytte data uten å risikere tap av data.

Kostnadseffektivitet med ShareControl IFRS16

ShareControl IFRS16 er en kostnadseffektiv løsning for brukeren da det krever mindre administrasjon, og siden beregningene gjøres i en egen beregningsmodell, er det enkelt å navigere og eventuelle feil kan oppdateres raskt. I tillegg går beregningene raskere og kan håndtere tusenvis av kontrakter samtidig i «gruppekalkulatorer».

Vår erfaring er at kundene tilpasser seg veldig raskt løsningen og når systemet først er installert, går alt automatisk. For de som trenger det er vi for hånden, men vi har også en guide som er enkel å bruke.

– Ragnar Bryne, Daglig leder i Share Control AS

Konsekvensen av Korona pandemien har medført at mange avtaler vil bli reforhandlet og endringer må registreres i samsvar med IFRS 16. Et godt system vil kunne håndtere dette på en effektiv og korrekt måte.

– Det vil være en utfordring for mange selskap å implementere endringene. Med ShareControl IFRS 16, er det enkelt å gjøre rettelser uten å måtte endre mange forskjellige steder. En annen fordel med en tredjepartsleverandør som Share Control, er at du unngår at en enkelt person har hele beregningsfilen lagret lokalt hos vedkommende. Det er også fordeler ved at Share Control allerede har mange kunder som bruker systemet.

Finn ut mer om ShareControl IFRS 16

– Vi har over 500 brukere, hvorav mange er store selskaper, deriblant Aker Solutions. Dette betyr at vi stadig mottar tilbakemeldinger og gjør forbedringer. Brukerne betaler for kontinuerlig å lage nye versjoner, oppdateringer og sørge for at alt fungerer som det skal. IFRS 16 er komplisert og jobben vår er ganske enkelt å følge med på hva som skjer, sier Ragnar Bryne, daglig leder i Share Control.

Les mer om håndteringen av IFRS 16 under Covid-19

About The Author